Por: Wilson Souza

O atendimento ao cliente através do uso de e-mail, constitui uma forma bastante prática e organizada de se solucionar os mais variados tipos de questionamentos ou problemas. Escrever o que está acontecendo pode ser melhor, em muitos casos, do que falar, já que é possível elencar detalhes que de outra maneira poderiam passar despercebidos.

Alguns cuidados devem ser tomados, tanto em relação a forma como se escreve, como ao tipo de procedimento a ser adotado para cada situação. Conheça algumas dicas que o ajudarão nesse tipo de atendimentos via e-mail:

1- CUIDADO COM ERROS DE PORTUGUÊS:

Evite erros gramaticais e ortográficos. Caso tenha dúvidas em relação ao uso de alguma palavra, substitua por outra de mesmo significado cuja grafia você saiba. Mas se errar, não se desespere, envie outro e-mail reconhecendo o erro e se desculpando pelo ocorrido.

2- INTERPRETE BEM O TEXTO:

É importante entender o tom que o cliente utiliza em seu e-mail, já que dessa forma será possível compreender melhor a dimensão que o problema em questão tomou. Tente demonstrar o máximo de respeito pelo descontentamento causado.

3- SEJA CORTÊS E FORMAL:

A internet nos permite abreviar palavras, utilizar figurinhas, dentre outras ferramentas. Em relação ao e-mail empresarial, essas práticas devem ser a todo custo combatida. A norma culta deve ser respeitada e a cordialidade deve ser mantida por meio do emprego de pronomes adequados de tratamento e saudação respeitosa ao final do texto.

4- CUMPRA COM O PROMETIDO:

Se comprometeu-se em dar um retorno dentro de um determinado período de tempo, é importante realizá-lo, mesmo que ainda não se tenha algo satisfatório para dizer ao cliente. Nesse caso, o mais importante é demonstrar consideração pela pessoa atendida. O Sistema Acelerato é um mecanismo bastante útil para agilizar os mais variados processos, o que o ajudará muito em variadas tarefas.

5- PREOCUPE-SE COM A FORMA QUE AS FRASES SÃO ESCRITAS:

Utilizar uma forma correta, amistosa e ao mesmo tempo simpática de escrever, pode ser o começo de um longo e feliz relacionamento com o cliente insatisfeito.

6- TENTE CATIVAR O CLIENTE:

Algumas pessoas são inesquecíveis e isso não ocorre sem razão. Com eficácia no atendimento, é possível transformar uma situação de crise em algo extremamente positivo para as duas partes.

7- NÃO SE DESESPERE:

Assim como o atendimento telefônico, o e-mail pode ser causador de grande angústia, sobretudo quando o cliente, com razão ou não, está muito alterado. Deve-se compreender que o respeito deve ser mantido, mas caso a situação não esteja ao seu alcance para resolvê-la, o mais indicado é ser bastante claro em seu texto redigido.

Gostou?

Tem alguma dúvida, sugestão ou critica?

Entendeu o que é Workflow? Por favor deixe seu comentário no final da página.

Até a próxima!

CADASTRE-SE no Blog Televendas & Cobrança e receba semanalmente por e-mail nosso Newsletter com os principais artigos, vagas, notícias do mercado, além de concorrer a prêmios mensais.