Como a assinatura eletrônica reduz custos no setor de vendas?

Por: Afonso Bazolli
Em: Televendas
Fonte: Agendor

Por: Fernanda Balieiro

Entenda como usar a assinatura eletrônica para agilizar processos e diminuir gastos

A assinatura eletrônica, presente em documentos como contratos, pode contribuir para reduzir custos no setor de vendas. Como tudo dentro do universo digital, ela vem modificando a forma como se efetuam as operações dentro do comércio.

Para confirmar a eficiência do processo, a Comgás (maior distribuidora de gás canalizado do Brasil) conseguiu, com a assinatura eletrônica, uma redução de 24 dias para a formalização de um contrato – em média, a formalização do contrato levava 25 dias (sendo que, caso o cliente morasse em uma região mais distante, esse prazo aumentaria para 45 ou 60 dias).

Descubra agora como conseguir redução de custos em sua empresa por meio da assinatura eletrônica. Confira!

Aumento da produtividade

Como o exemplo acima deixa claro, a assinatura eletrônica melhora a eficiência operacional, o que certamente contribui para aumentar a produtividade. E, sempre que se aumenta a produtividade, é possível também impulsionar a rentabilidade e cortar custos dentro da empresa.

Para corroborar o exemplo acima, confira outro caso de aumento da produtividade com a adoção do sistema de assinatura eletrônica. A Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE) modernizou o sistema de assinaturas dos Contratos de Comercialização de Energia no Ambiente Regulado (CCEARs) depois de fechar uma parceria com a Certisign.

A desenvolvedora de Soluções Corporativas integradas à Certificação Digital criou o Portal de Assinaturas CCEE, no qual os documentos podem ser assinados digitalmente por meio do Certificado Digital. Antes desse processo, a formalização de um contrato demorava cerca de 4 dias, mas agora demora não mais que 1 dia.

Redução de tempo

Se tempo é dinheiro (seja para ganhos, seja para gastos), a assinatura digital certamente ajuda a economizar dinheiro e reduzir custos no setor de vendas, pois todo processo se torna mais rápido e eficiente.

Conforme destacado nos exemplos acima, obtém-se uma redução significativa de tempo na formalização de contratos, que vão desde vários dias até algumas horas.

Redução de custos com impressões, armazenamento e envio de documentos

Outra forma de reduzir custos com a assinatura eletrônica é que, por tratar-se de um procedimento totalmente digital, a empresa não precisará gastar com impressões e armazenamento de documentos em locais físicos, como os arquivos verticais ou horizontais, ou mesmo os cofres (que demandam, além de tempo para consulta, espaço).

Também não será preciso gastar com o envio desses documentos através dos correios, o que pode sair, de fato, muito caro dependendo da modalidade de envio adotada (PAC, carta registrada, Sedex). Em algumas ocasiões, é realmente necessário o envio por Sedex.

Cálculo do ROI com uma assinatura eletrônica

Uma empresa gasta, em média, R$ 40 com impressões, cartório, transporte, encaminhamento, digitalização, arquivamento, perda/recuperação de documentos em relação a um contrato feito em papel. Da mesma forma, são efetuados outros gastos, ainda que menores, com outras partes do contrato (fornecedores, parceiros etc.).

Para calcular o ROI (Retorno sobre o Investimento) e o prazo necessário para esse retorno depois de adotado o sistema de assinatura eletrônica, é preciso calcular o Custo Total de Propriedade (TCO) do novo sistema e do processo manual que ainda está sendo usado.

Para calcular o TCO da assinatura eletrônica, devem ser calculados:

• Custo inicial do sistema (custo de licenciamento da solução);
• Custo de instalação e integração;
• Custo anual de manutenção e suporte;
• Custos internos de manutenção;
• Custos adicionais.

Para calcular os custos do processo manual devem ser considerados:

• Custos de impressão;
• Custos de reconhecimento de firmas;
• Custos de transporte;
• Custos de digitalização;
• Custos de arquivamento;
• Custos de perda e recuperação de documentos.

Dependendo do perfil da empresa, é possível reduzir esses custos em até 80% com a adoção do sistema de assinatura eletrônica.

E você, anda pensando em adotar ou já adotou a assinatura eletrônica em sua empresa? Compartilhe conosco sua experiência.

CADASTRE-SE no Blog Televendas & Cobrança e receba semanalmente por e-mail nosso Newsletter com os principais artigos, vagas, notícias do mercado, além de concorrer a prêmios mensais.