Não perca o controle, use a planilha de controle de clientes

Por: Afonso Bazolli
Em: Televendas
Fonte: Agendor

Por: Gustavo Paulillo

Baixe a planilha de controle de clientes para conseguir acompanhar os dados e informações de maneira segura, rápida e organizada

Controle é uma das mais importantes funções de um administrador de empresas, gestor de força de vendas ou mesmo de um vendedor organizado, que busca obter os melhores resultados. E uma planilha de controle de clientes é uma das maneiras mais práticas, ágeis e acessíveis de se conseguir isso.

Controlar significa ter acesso às informações e verificar se aquilo que você planejou está ocorrendo conforme suas expectativas. Por isso, uma pessoa disciplinada e que saiba se organizar com ajuda de uma planilha eletrônica alimentada regularmente com informações atuais e confiáveis poderá exercer um excelente controle sobre clientes e vendas.

Com o objetivo de ajudar você nessa tarefa, criamos uma planilha de controle de clientes muito fácil de ser operada e que poderá trazer muito mais segurança aos seus históricos de vendas e negócios, assim como agilidade no seu dia a dia.

Um bom controle de clientes é o primeiro passo para fazer um bom follow-up. Para saber ainda mais sobre esse assunto, baixe nosso e-book: Guia: Como ter sucesso com follow-up.

Antes de explicar o funcionamento da ferramenta eletrônica que criamos, vamos entender melhor as vantagens do uso de uma planilha de controle para clientes em seu trabalho.

Vantagens de uma planilha de controle de clientes

Informação organizada sempre é bem-vinda, ainda mais se você trabalhar integrado com uma equipe e todos puderem contribuir para esse trabalho. As vantagens serão para todos!

• Dados centralizados, principalmente, se você usar programas de compartilhamento de arquivos, como o Google Docs;
• Além de centralizadas, nesse caso, as informações também serão compartilhadas;
• Acesso remoto, de onde estiver, para ver seus contatos e controles de clientes;
• Possibilidade de atualização em tempo real, para todos os interessados;
• Incentivo ao trabalho em equipe;
• Integração de informações em vendas, marketing, faturamento, logística e outras áreas;
• Em caso de chegada de novos funcionários, as informações estarão facilmente acessíveis, permitindo que ele se integre rapidamente à equipe e ao trabalho;
• Da mesma forma, no caso da saída de colaboradores, as informações continuam disponíveis para todos;
• Possibilidade de criar gráficos e analisar tendências;
• Planilhas de controle de clientes facilitam a criação e divulgação de relatórios;
• Capacidade de fazer facilmente back-up dos dados, evitando perdas de informações;
• Mais precisão nas anotações e apontamentos, trazendo mais confiabilidade;
• Agilidade para consultar dados antigos ou de clientes que estão retornando à empresa.

Essas são apenas algumas das vantagens que controles eletrônicos propiciam à equipe de vendas e aos vendedores individualmente também.

Como fazer uma planilha de controle de clientes

É claro que os detalhes e os campos mais indicados para constar em uma planilha para controlar clientes vai depender muito do ramo de atuação de sua empresa e da maneira como a equipe de vendas é gerenciada.

Mas, de qualquer forma, podemos dividir a planilha em dois grandes conjuntos de colunas: um conjunto com dados cadastrais e de contato e outro conjunto de colunas com o acompanhamento e controle dos clientes.

Vale lembrar que apesar dessa planilha ter alguns pontos em comum com uma planilha de prospecção, elas podem ser dois documentos separados. Depois da prospecção concluída e da primeira venda acontecendo, quando o prospect se tornou um lead e depois cliente, os dados cadastrais dessa empresa podem ser transferidos para a planilha de controle de clientes.

Assim, as informações serão complementadas com mais alguns detalhes e então se passará a fazer um acompanhamento e controle contínuo do cliente, visando o pós-vendas, a fidelização e, é claro, vender cada vez mais para ele.

Colunas de dados cadastrais:

• Nome de empresa;
• Dados como CPF e Inscrição Estadual;
• Endereço completo;
• Telefones gerais;
• E-mails gerais;
• Endereços e telefones de filiais (se houver);
• Sites da empresa;
• Facebook, LinkedIn e outras mídias sociais da empresa;
• Pequeno resumo sobre a empresa (deve ser atualizado periodicamente);
• Nome do principal contato;
• E-mail do principal contato;
• Telefone comercial e celular do principal contato;
• Facebook, LinkedIn e outras mídias sociais do principal contato;
• Nome do contato secundário;
• E-mail do contato secundário;
• Telefone comercial e celular do contato secundário;
• Facebook, LinkedIn e outras mídias sociais do contato secundário.

Colunas de acompanhamento e controle:

Na aba de acompanhamento, você deverá sempre marcar o nome da empresa e, em seguida, a data da reunião ou contato com o cliente. Depois, classifique com ajuda do menu suspenso em cada célula da coluna progressos, um dos seguintes “status”:

• RETORNO: quando se entra em contato com o cliente depois de se ter comprometido a fazê-lo em determinada data;
• OFERTA: quando se entra em contato com o cliente para oferecer uma solução e tentar fechar um novo pedido;
• NEGOCIAÇÃO: quando se entra em contato com o cliente para acertar detalhes de uma venda;
• PROPOSTA: a proposta é uma oferta mais firme e formal, acrescida de todos os detalhes que foram acertados durante as negociações, como preços, prazos, escopo etc.;
• FECHAMENTO: quando o resultado da negociação foi fechado verbalmente, mas será preciso retornar com um compromisso formal (isso pode acontecer ao mesmo tempo, em alguns casos);
• COMPROMISSO: quando é assinado contrato ou dado aceite na proposta comercial de alguma maneira que possa ser considerada por ambas as partes como um compromisso firme;
• RELACIONAMENTO: quando o vendedor tenta aquecer o relacionamento entrando em contato com o cliente ou quando o cliente entra em contato.

Você pode escolher cores diferentes para cada uma dessas classificações em sua planilha, marcando assim a célula com a cor correspondente.

É importante que seja anotado na coluna “O Que Foi Combinado”, além de um resumo da reunião ou contato, o tipo de contato: se foi uma reunião, telefonema, e-mail etc. Sempre que se fizer a anotação nessas colunas, preencha na linha seguinte novamente o nome da empresa e a data do próximo contato.

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