Planilha de vendas diárias: as vantagens e as desvantagens do Excel

Por: Afonso Bazolli
Em: Vendas
Fonte: Agendor

Muitos gestores de vendas já passaram por isso: chega o fim do mês e, com isso, o momento de fazer o fechamento de vendas e comissões e de atualizar o planejamento para o período que vem pela frente.

Mas as informações estão todas em planilhas de Excel, que demoram para carregar pelo tamanho do arquivo ou, até mesmo, que contêm dados preenchidos de forma incorreta.

O resultado? Horas e horas que poderiam ser dedicadas a novas estratégias desperdiçadas em correções e análises dos dados consolidados.

Isso quando a solicitação de informações sobre os resultados de vendas não chega em cima da hora e exige a coleta vendedor a vendedor.

Por acompanhar o mercado e saber que os relatórios de vendas em Excel são um verdadeiro gargalo para a produtividade comercial. Neste artigo vamos apresentar os fatores que levam essas planilhas de vendas a serem positivas, porém apenas até certo ponto.

Confira!

As vantagens do Excel como planilha de vendas diárias

Se já adiantamos que o Excel é efetivo como ferramenta para planilhas de vendas diárias apenas até certo ponto, não sendo a opção mais eficaz para o gerenciamento comercial, o que leva ainda tantas empresas e profissionais a optarem por ele?

Existem algumas razões principais, que listamos abaixo:

Fácil acesso

O Excel ou as ferramentas similares como Planilhas do Google são de fácil acesso, na maioria de vezes já estando disponíveis nos computadores utilizados.

Por esta razão, existe uma barreira de entrada muito baixa para a sua utilização – inclusive como ferramenta de vendas.

Além disso, existem muitos modelos prontos disponíveis na internet ou que circulam entre empresas, levados por vendedores e gestores de vendas de um emprego para o outro.

Possibilidade de customização

Pode-se dizer, também, que o Excel permite customização para as demandas e para o perfil de cada empresa, o que o torna um software interessante para negócios de segmentos muito específicos ou com processos de vendas fora do comum.

Antes o Excel do que nenhum registro…

Talvez um dos fatores mais decisivos para a utilização do Excel para gerenciar planilhas de vendas seja ainda a dificuldade de adoção de outras opções – por custo, implantação ou outros motivos.

Nessas situações, o argumento é justamente este: melhor registrar no Excel a performance comercial do que não fazer nenhum tipo de acompanhamento (e concordamos!).

Desconhecimento das alternativas

A questão do “antes o Excel do que nenhuma ferramenta”, na verdade, está também bastante associada ao desconhecimento de alternativas disponíveis, que contam com:

possibilidade de customização;

baixo custo de implantação;

facilidade de uso;

ganhos significativos em precisão de relatórios e em produtividade.

Vamos falar sobre isso mais para frente, mas, adiantando, estamos nos referindo aos sistemas de CRM!

Excel: para que serve esta ferramenta?

O Excel é o programa do pacote Microsoft Office para edição de planilhas e cálculos.

Por estarmos no setor de vendas, somos acostumados a pensar nesta ferramenta para controle e gestão de informações sobre clientes e negociações.

Mas a sua finalidade principal é, na verdade, facilitar a consolidação de dados e os cálculos a partir dessas informações.

Portanto, é incorreto pensarmos no Excel como um software de vendas.

Ele é, na verdade, um programa que pode ser adaptado e customizado para diversas finalidades que envolvam funções matemáticas, mas não tem como objetivo de seu desenvolvimento facilitar a vida de executivos de vendas e gestores do setor comercial.

Ou seja, por mais que possam ser utilizados como planilha de vendas, o Excel ou os softwares similares não são as melhores opções para quem quer manter um controle comercial efetivo.

Por que Excel não é a melhor ferramenta de vendas?

Vamos agora justificar porque o Excel não é a melhor opção se você e a sua empresa desejam ter uma gestão comercial efetiva e que possa ser baseada em dados, sem demandar horas e horas de levantamento de informações para as análises.

Finalidade do desenvolvimento

Explicamos anteriormente que o Excel é um software desenvolvido para cálculos, não para a gestão de vendas.

O que isso significa? Que ele pode até ser aprimorado para atender cada vez melhor às demandas, porém com esse foco em funções matemáticas, não em resultados de vendas.

Ou seja, o melhor é escolher um sistema que consolide dados comerciais e que tenha sido desenvolvido especificamente para este fim.

Este tipo de software sempre evolua com foco nas suas necessidades para a gestão de vendas, considerando as análises de dados, mas muito além disso – como integrações com outras ferramentas e adaptabilidade para a rotina do vendedor.

Automatização de relatórios e informações

Embora seja possível criar tabelas dinâmicas e configurar relatórios a serem gerados automaticamente no Excel, tudo isso deve ser feito de forma manual e com ajustes que podem não ser tão simples na eventualidade de alguma alteração.

Por esta razão, para quem busca agilidade na geração de relatórios e análises, o Excel acaba deixando bastante a desejar.

Acesso a qualquer hora e em qualquer lugar

A rotina dos vendedores que atuam com vendas externas exige uma ferramenta que possa ser atualizada com facilidade, mesmo no intervalo entre reuniões e em viagens.

Nesse sentido, o Excel torna o registro de informações mais complexo, já que a usabilidade e o acesso no celular não são tão adequados.

É preciso, então, aguardar um momento à frente do computador para o abastecimento da planilha de vendas, perdendo-se agilidade.

Risco de perda de informações

Outra desvantagem do uso do Excel como planilha de vendas é o risco de serem perdidas informações valiosas para a empresa, por diversos fatores como:

arquivos corrompidos;

salvos incorretamente;

informações de um vendedor apagadas sem querer por outro

entre outros.

Já vimos múltiplas situações em que foi preciso recuperar informações do zero para manter os registros comerciais.

Além disso, arquivos simples como planilhas de vendas são alvos mais fáceis para roubo ou envio de informações de forma irregular, especialmente quando muitas pessoas possuem acesso a eles e sem diferentes níveis de permissões.

Qual é a melhor alternativa para controle de vendas?

Se o Excel não é a ferramenta mais adequada para o gerenciamento de vendas, qual é então a melhor opção?

Sem dúvidas, um sistema de CRM (sigla para customerrelationship management, ou em tradução para português, gestão de relacionamento com o cliente).

Os sistemas de CRM, por muito tempo, eram considerados menos acessíveis, por serem voltados para grandes corporações e por terem alto custo por usuário.

Isso há tempos se transformou, com soluções disponíveis na nuvem, como o Agendor, por exemplo.

Entre as principais vantagens de trocar o Excel pelo CRM, estão os pontos a seguir:

Agilidade: facilidade de incluir informações, acessar análises e gerar relatórios de visitas comerciais

Redução do trabalho manual: otimização do tempo para focar em atividades comerciais, como prospecção, ativação e follow up

Análise de informações: visualização rápida para apoiar a tomada de decisão e desenvolver campanhas, definir preços e conduzir negociações

Relacionamento com o cliente: gestão facilitada para o pós-venda e para as áreas de Sucesso do Cliente

Gestor de Tarefas: inclusão e priorização de tarefas por meio do sistema no computador ou no celular.

Cabe lembrar, ainda, que por mais que represente um custo a mais para o negócio, invariavelmente os sistemas de CRM acabam trazendo retorno positivo financeiramente.

Isso ocorre tanto pela redução do tempo do vendedor preenchendo planilhas no Excel, quanto pela inteligência de dados disponível, a ser utilizada por gestores e por executivos de vendas.

Inteligência sobre suas vendas: o que você precisa?

Quando falamos sobre qualquer decisão a respeito de ferramentas de vendas, como escolher entre utilizar planilhas no Excel ou um sistema de CRM, estamos falando também sobre o nível de profissionalismo que uma empresa terá em sua gestão.

É claro que pode ser possível fazer uma organização crescer e impulsionar vendas mantendo controles tão essenciais como a gestão de clientes em planilhas do Excel.

Isso, porém, certamente terá um custo operacional bastante superior do que apostar em uma ferramenta desenvolvida especificamente para este fim. Da mesma forma, pode-se perder oportunidades importantes para acelerar as vendas pela falta de precisão em análises.

Ou seja, se o objetivo é crescer e se consolidar no mercado consistentemente, é fundamental investir em uma gestão profissional. É assim que o sucesso terá um custo menor e uma probabilidade maior de acontecer!

CADASTRE-SE no Blog Televendas & Cobrança e receba semanalmente por e-mail nosso Newsletter com os principais artigos, vagas, notícias do mercado, além de concorrer a prêmios mensais.