A produtividade do setor de atendimento ao cliente influencia no sucesso de sua empresa e no destaque em relação à concorrência.

Aumentar a produtividade no atendimento, sem que isso influencie no orçamento, é um dos grandes desafios das empresas atualmente, mas muito importante para que ela se destaque entre seus concorrentes.

Com os consumidores cada vez mais exigentes, é essencial oferecer um atendimento rápido e eficaz, de forma que eles estejam sempre satisfeitos e passem por uma experiência de compra agradável em sua empresa.

Dessa forma, existem práticas que você pode começar a aplicar ainda hoje em sua empresa. Isso para que a produtividade desse setor funcione como uma estratégia comercial e ajude a sua empresa a conseguir bons negócios. Quer saber quais são? Acompanhe!

Entenda a demanda do serviço

O primeiro passo para aumentar a produtividade do atendimento em uma empresa é entender qual é a demanda deste serviço. Por isso, junto de seus colaboradores, observe o funcionamento do setor.

Por um período, analise qual é o número de solicitações de atendimento, quais são os tipos de solicitações, o tempo médio que um agente gasta para resolvê-la, o número de ligações que não foram resolvidas e qual o tempo de espera para ser atendido.

Observando esses aspectos, você terá uma visão mais ampla do funcionamento do atendimento ao cliente em sua empresa e o que pode ser melhorado, implementando ações para otimizar o serviço.

Tenha uma equipe bem treinada

De nada adianta ter uma grande equipe de atendimento se eles não estão aptos para executar o serviço com qualidade. Investir na qualificação de seus colaboradores é essencial para a produtividade no atendimento.

Isso porque se eles sabem como utilizar as ferramentas de trabalho corretamente e conhecem o processo de atendimento, eles se sentem mais seguros para passar informações e solucionar os problemas dos clientes.

Por isso, invista em um calendário fixo de treinamento, com cursos voltados para o ensino das ferramentas, oratória, cultura da empresa, processo de atendimento, entre outros que serão importantes para a desenvoltura do agente de atendimento.

Mantenha um banco de informações atualizado e acessível

Você provavelmente já passou por uma experiência ruim em atendimento, em que o agente demorou para solucionar os seus problemas pela falta de informações ou dados desatualizados sobre você.

Para que o atendimento seja rápido e eficaz, influenciando na produtividade da equipe, é muito importante que o colaborador possa encontrar os dados do cliente facilmente e que eles estejam atualizados, para que logo no início ele já esteja preparado para atendê-lo.

Por isso, é importante investir em um banco de dados que contenha as informações cadastrais, histórico de compras e atendimento, problemas identificados, entre outras informações que poderão tornar essa experiência ainda mais positiva para o consumidor.

Com o auxílio da tecnologia, hoje existem diversos softwares de banco de dados e atendimento que ajudam na organização e armazenamento de informações sobre os clientes e que poderão tornar o serviço mais eficaz em sua empresa.

Disponibilize uma FAQ

Muitos podem achar que a FAQ, a lista de perguntas mais frequentes, não ajuda em nada no processo de atendimento. Mas uma página de perguntas e respostas bem estruturada é fundamental para garantir a produtividade no atendimento.

Isso porque existem dúvidas mais simples, e que são da maioria dos clientes, que podem ser respondidas por meio desta página, poupando tempo dos agentes de atendimento e diminuindo a fila e o tempo de espera do serviço.

Dessa forma, é muito importante montar uma lista que seja relevante para seus clientes, ou seja, que contenha as informações que eles precisam de forma rápida e simples. Para isso, é muito importante fazer um mapeamento dessas questões que chegam até os seus colaboradores.

Analise os dados, mensure as dúvidas mais frequentes e monte um documento com respostas claras, para que os clientes não precisem se direcionar a outro canal de atendimento para resolvê-las.

Invista em outros canais de atendimento

O principal canal de atendimento utilizado por muitas empresas era o telefone. Mas com o desenvolvimento da tecnologia, surgiram outros canais de atendimento ao cliente que podem tornar o serviço mais eficaz e aumentar a satisfação do cliente.

Um deles é o chat de atendimento, que pode ser utilizado no site ou até mesmo nas redes sociais. Com ele, o seu colaborador pode realizar um ou mais atendimentos ao mesmo tempo, sempre prezando pela qualidade do serviço, além de ser uma forma de contato fácil para o cliente, que pode acessá-lo de seu smartphone em qualquer lugar e a qualquer momento.

Outra opção para otimizar o serviço em sua empresa é implementar o chatbot, que automatiza esse atendimento inicial e resolve questões mais simples, sem a necessidade de ocupar um de seus colaboradores.

Com o auxílio de um software, você constrói um banco de dados, com perguntas e respostas para que esse robô de atendimento consiga resolver as questões menos complexas dos clientes, aumentando a velocidade do serviço e a satisfação dos clientes.

Garantir que o serviço de suporte ao cliente seja eficaz e rápido é muito importante para gerar novas oportunidades de venda e se destacar no mercado, já que clientes satisfeitos poderão se tornar promotores e defensores de sua empresa.

Além dessas ações, a produtividade no atendimento pode ser conquistada com o auxílio das plataformas de atendimento que, como já comentamos, ajudam o colaborador a acessar as informações dos clientes rapidamente, apresentar soluções eficientes de forma rápida e mostrar dados e métricas sobre o serviço.

Analisar essas métricas é muito importante para saber se realmente suas ações estão tendo efeitos positivos no setor e para a satisfação dos clientes, além de auxiliar na tomada de outras decisões para garantir a qualidade do serviço.

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