O Procedimento Operacional Padrão, conhecido como POP, se trata de um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma atividade.

No século XX a Ford foi uma das primeiras empresas a trabalharem com tarefas padronizadas, obtendo sucesso na montagem do modelo “T”. Os níveis de padronização eram tão eficazes, para a época, que o custo do produto foi reduzido ao máximo, permitindo que “todos pudessem ter um automóvel, desde que fosse da cor preta. Mais tarde, notaram que somente o carro preto não seria suficiente para satisfazer os consumidores, o que gerou o desenvolvimento de novos padrões de procedimento.

Qual o objetivo do POP?

O principal propósito de um Procedimento Operacional Padrão, como o nome já dá a entender, é padronizar a realização de um processo de para minimizar os erros, desvios e variações. Facilitando e garantindo a qualidade do procedimento, independente de qual for.

Por que padronizar?

Pense no caso em que um funcionário que lidera uma determinada tarefa precise se ausentar. A empresa possui colaboradores qualificados para realizar, mas que nunca executaram o procedimento no dia a dia. Nesse cenário, se a organização não conta com o procedimento do POP em relação à tarefa, pode estar diante de um drama ou de um possível prejuízo.

Porém, ao contar com um Procedimento Operacional Padrão detalhado, a substituição será feita sem maiores problemas, uma vez que cada passo estará devidamente descrito, como um guia para o substituto seguir à risca.

Quais elementos compõe um POP?

É importante que o procedimento tenha informações suficientes para que os colaboradores possam utilizá-lo como um guia, para que no caso de dúvida, saibam onde buscar mais informações ou a quem recorrer. Dessa forma, é interessante que o POP contenha os seguintes itens:

Nome;

Objetivo;

Documentos de referências (manuais, ITs, processos ou outros procedimentos);

Local de aplicação;

Siglas (caso houver);

Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis;

Fluxograma;

Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável pela guarda e atualização do POP;

Frequência de atualização;

Forma que será gerado (digital ou físico);

Gestor (quem elaborou).

Importância do POP

O POP é uma ferramenta destinada a quem executa a tarefa e deve ser simples, completo e objetivo, para que possa ser usado e interpretado por todos os colaboradores. Quanto a sua realização, representa a base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos usuários um serviço ou produto livre de variações (ou não conformidades) que poderão interferir na sua qualidade final.

A JobHome entende a importância em padronizar os processos para que na falta de um agente, qualquer outro possa dar continuidade no trabalho e desenvolver um atendimento satisfatório para seus clientes. Quer entender melhor essa estratégia, fale com um de nossos especialistas.

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