Para alcançar a satisfação do cliente é preciso oferecer um atendimento impecável, e o tempo de resposta impacta diretamente nesse sentindo. Quem gosta de ligar em uma empresa para resolver algum problema e ficar esperando por horas no telefone?

Responder os clientes com agilidade e eficiência é essencial para que sua empresa tenha uma boa imagem. Segundo uma pesquisa divulgada pela Super Office, revelaram que o tempo médio de resposta dessas companhias é de 12 horas e 10 minutos. Aliás, vale dizer que a resposta mais lenta entre as empresas pesquisadas demorou mais de 8 dias para ser dada.

O que é tempo de resposta?

Essa é uma métrica simples que indica qual o tempo de resposta que sua empresa possui e para obter uma resposta é preciso medir o tempo entre a solicitação de contato comercial e a sua realização.

Existem outras métricas que fazem parte do tempo de resposta:

Target Response Time: se trata do tempo que a organização entende como ideal para que consumidor consiga ser atendido pelo operador;

First Response Time: se trata do tempo que o consumidor gastou de fato para conseguir ser atendido;

Resolution Time: se trata do tempo em que a organização levou para trazer a solução do cliente.

Veja 4 dicas para otimizar o tempo do cliente:

Tenha as informações organizadas

Para ter uma boa estrutura para atender bem o cliente é preciso possuir todas as informações bem alinhadas para que no primeiro contato tudo seja muito bem resolvido. Isso agrada o cliente e evita que ele tenha que ficar entrando em contato várias vezes para solucionar a mesma questão por falta de conhecimento do atendente.

Tenha sempre um histórico de atendimento

É comum que exista uma recorrência nas solicitações, que acabam trazendo questões semelhantes com frequência em momentos distintos. Portanto, ter um histórico bem alinhado é essencial para otimizar tanto o tempo da empresa no momento da resposta. Como esse problema já é conhecido trazer a solução ao cliente não será um problema que tome muito tempo no momento da ligação.

Tenha uma boa comunicação interna 

Para conseguir atender o cliente com excelência é preciso ter uma equipe bem alinhada com colaboradores muito bem integrados nos processos da empresa. Ter uma boa comunicação é imprescindível, pois quando houver algum problema ou dúvida o operador já vai estar preparado para atender e trazer a solução.

Invista em um software de gestão de atendimento

A tecnologia veio para modificar a forma como nos comunicamos, sendo uma aliada que promove praticidade aos colaboradores.

Com um software a empresa pode armazenar um histórico de todas as solicitações que ocorrem, enviar respostas e gerar relatórios sobre as operações entre clientes e empresa.

Não perca o timing

Prestar atenção ao tempo de respostas é essencial para alcançar a satisfação do cliente. A agilidade nesse momento é crucial, pois uma empresa que demora para atender acaba fazendo com que o cliente perca o interesse em realizar novas negociações com você.

O objetivo da empresa é entrar em contato com o cliente em até 10 minutos, fazendo isso as chances de aumentar a taxa de conexão e de ligações.

A JobHome preza muito em responder nossos clientes com agilidade e conseguimos através de muito treinamento otimizar nosso tempo de resposta e hoje conseguimos alcançar a satisfação do cliente.

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