A carta de cobrança extrajudicial é uma comunicação formal que a empresa credora envia ao cliente inadimplente antes de recorrer a medidas mais duras, como protesto ou negativação. Ela não tem custo de cartório nem exige advogado, e costuma ser o primeiro passo formal depois que a cobrança amigável (telefone, e-mail, WhatsApp) não resolveu. Neste artigo você encontra 4 modelos de carta de cobrança pra copiar e adaptar, um pra cada estágio do atraso, o que incluir na carta e o que fazer se o cliente ainda assim não pagar.

O que é a carta de cobrança extrajudicial

É um documento formal, mas sem força de processo judicial, que registra por escrito que a empresa credora está cobrando uma dívida específica e dá um prazo pro devedor regularizar a situação. Diferente de uma ligação ou mensagem de WhatsApp, a carta cria um registro formal da tentativa de cobrança, o que é útil caso a empresa precise comprovar depois que notificou o cliente antes de tomar outras medidas.

Quando enviar a carta de cobrança extrajudicial

O momento mais comum é depois que a cobrança amigável (telefone, e-mail, mensagem) não teve retorno, e antes de decidir entre negativar o cliente ou levar o caso a protesto em cartório, as duas ações mais comuns nesse estágio. Enviar a carta primeiro é uma abordagem prática com duas vantagens: dá ao cliente uma última chance formal de resolver, com espaço pra renegociação, sem burocracia adicional, e documenta a tentativa de cobrança, o que ajuda caso a empresa precise comprovar a notificação do devedor mais adiante. Nas comunicações, o tom deve ser firme, porém cordial, pra evitar conflito e preservar o contato com o devedor, sempre com o objetivo de resolver a pendência sem judicializar. Se o cliente ignorar a carta e o caso pedir um aviso com prazo formal e prova de recebimento, o passo seguinte é a notificação extrajudicial de cobrança.

O que incluir na carta de cobrança extrajudicial

Pra ter validade como documento de cobrança, a carta precisa reunir um conteúdo claro, com a identificação das partes envolvidas, deixando evidente quem é o credor e quem é o devedor:

• Dados completos da empresa credora (razão social, CNPJ, endereço);
• Dados do devedor (nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço);
• Origem e valor exato da dívida (por exemplo, nota fiscal, contrato, boleto vencido, número do pedido), com os valores detalhados e, quando possível, acompanhados de uma tabela demonstrativa de cálculo;
• Data de vencimento original e valor atualizado, se houver juros ou multa previstos em contrato;
• Prazo claro pra pagamento (data ou número de dias), podendo indicar possibilidade de negociação de prazos pra quitação da pendência, quando cabível;
• Dados pra pagamento (chave PIX, boleto, conta bancária);
• Assinatura e data de envio.

O texto deve ser firme e respeitoso, sem expor o devedor ao ridículo ou constrangimento. Também deve informar, com objetividade, as consequências do inadimplemento, inclusive a negativação e a inclusão do nome do devedor em cadastros de inadimplentes.

Modelo de carta de cobrança extrajudicial

Abaixo estão 4 modelos de carta de cobrança, do primeiro aviso ao último aviso antes da negativação. Escolha o modelo de carta conforme o estágio do atraso e o histórico de contato com o cliente.

Modelo 1: carta de cobrança extrajudicial padrão

Use quando a cobrança amigável não teve retorno e é hora de formalizar a dívida com valor, origem e prazo.

Adapte os campos entre colchetes pra situação real da dívida. Como dicas pra comprovar a entrega e reduzir risco de contestação, prefira Sedex ou correspondência registrada com aviso de recebimento (AR), e-mail com confirmação de leitura, ou entrega em mãos com protocolo de recebimento, e guarde o comprovante de envio. Também vale ajustar os modelos conforme o tipo de dívida, o estágio do atraso e o perfil dos clientes.

Modelo 2: primeiro aviso de cobrança (tom amigável)

Use nos primeiros dias de atraso, quando o mais provável é esquecimento. O objetivo é lembrar o cliente e facilitar o pagamento, sem tom de cobrança formal.

Modelo 3: carta de cobrança extrajudicial com proposta de acordo

Use quando o cliente já foi contatado, não pagou, mas ainda há espaço pra negociação. Oferecer condições na própria carta reduz o tempo até o acordo.

Modelo 4: último aviso antes da negativação

Use quando os contatos anteriores não tiveram resposta. A carta deixa claro o prazo final e o próximo passo, sempre de forma objetiva e sem constranger o devedor.

Se o prazo do último aviso vencer sem pagamento nem resposta, a carta já documenta as tentativas de cobrança, e o caminho seguinte costuma ser a negativação ou o protesto.

Como escrever uma carta de cobrança que o cliente responde

Os modelos acima resolvem a estrutura. O que faz diferença no resultado são alguns cuidados na hora de adaptar os textos:

• Escolha o tom pelo estágio do atraso. Nos primeiros dias, o problema costuma ser esquecimento, e uma comunicação amigável funciona melhor. Cartas mais formais ficam para quando já houve contato sem resposta.
• Coloque as informações essenciais logo no início. Valor, origem do débito, data de vencimento e prazo pra pagamento precisam estar claros, sem termos vagos como “em breve”.
• Ofereça mais de uma forma de pagamento. Boleto, PIX e link de pagamento tiram obstáculos de quem quer regularizar.
• Combine canais. Envie a carta por correio com AR ou por e-mail e reforce o contato por telefone ou WhatsApp, guardando o registro de cada envio.
• Revise os detalhes antes de enviar. Nome, CPF ou CNPJ, valor atualizado e campos entre colchetes esquecidos no texto tiram a credibilidade da cobrança.
• Acompanhe as cobranças em aberto. Uma planilha ou ferramenta de gestão com a data de cada carta enviada evita cobrar duas vezes a mesma prestação ou esquecer um cliente.

Se a inadimplência for recorrente na empresa, vale organizar esses modelos de carta de cobrança numa sequência, com o momento certo de cada contato. Os modelos de mensagem de cobrança para cada etapa da dívida ajudam a montar essa régua.

Se o cliente não pagar depois da carta

Enviar a carta e não ter retorno é comum, e é justamente aí que entra a decisão do próximo passo. Duas opções formais: protestar o título em cartório, que tem mais peso jurídico, mas tem custos de cartório que variam por estado e costuma levar mais tempo, ou negativar o cliente no Serasa/SPC, que costuma ser mais rápido e mais barato. Se você optar por negativar, a plataforma de negativação online registra a dívida e concentra tudo em poucos minutos, ajuda a organizar as contas a receber e reduz o impacto no caixa e nas vendas a prazo, sem precisar de advogado ou cartório, o que ajuda empresas que lidam com várias dívidas em atraso ao mesmo tempo. Pra entender melhor como funciona esse registro, veja nosso guia sobre o que é negativação e como ela funciona.

Perguntas frequentes sobre carta de cobrança

É obrigatório enviar a carta antes de negativar o cliente?

Não existe um modelo único e obrigatório de carta, mas notificar o devedor antes do registro é uma etapa exigida pra negativar, seja por carta, e-mail ou outro meio que comprove o recebimento. A carta de cobrança extrajudicial é uma forma prática de já cumprir essa etapa.

A carta de cobrança extrajudicial precisa de advogado?

Não. É um documento que a própria empresa credora pode redigir e enviar, e o envio já demonstra boa-fé como tentativa prévia de negociação antes de uma eventual ação judicial. Advogado costuma entrar depois, se o caso avançar pra uma notificação com peso jurídico maior ou pra ação judicial.

Posso enviar a carta por e-mail ou WhatsApp em vez de correio?

Sim, desde que consiga comprovar que o devedor recebeu (confirmação de leitura, print de entrega). O mais importante é ter esse registro de alguma maneira que comprove o recebimento, seja por e-mail, WhatsApp ou outra via, e indicar um canal de resposta pra tirar dúvidas. Mantenha também um histórico das comunicações e do contato com o devedor.

Quanto tempo devo esperar depois de enviar a carta?

Não existe prazo legal fixo. A maioria das empresas dá entre 5 e 15 dias corridos pra resposta antes de decidir o próximo passo.

Para fechar

A carta de cobrança extrajudicial é o passo formal entre a cobrança amigável e medidas como protesto ou negativação, e funciona melhor quando usada de forma objetiva, com tom firme, mas cordial. Não substitui esses processos, mas documenta a tentativa de cobrança e, em muitos casos, já é o suficiente pra resolver a dívida de forma menos litigiosa, preservando a relação com o cliente antes de medidas mais severas. Isso costuma acelerar a resolução sem precisar da Justiça. Se não resolver, o próximo passo natural é registrar a dívida em serviços de proteção ao crédito.

Se a carta não for suficiente, negativar o cliente no Serasa leva poucos minutos e custa R$ 16 avulso, sem mensalidade, ou a partir de R$ 12,80 nos planos mensais, sem precisar de advogado. Cadastrar Grátis Agora!