As telecomunicações da sua empresa podem estar saindo muito caro. Os fatores para isso acontecer são muitos, entre ligações demasiadamente longas, tarifas abusivas e chamadas desnecessárias. Porém, no fim das contas, o principal problema é só um: falta de gestão e controle.

Perder-se em meio aos custos com telefonia é fácil, ainda mais quando só se entra em contato com essas despesas uma vez ao mês. Dessa maneira, sem um bom controle, a chance da sua empresa começar a perder dinheiro com ligações é alta. Porém, virar esse jogo pode ser mais fácil do que parece – aproveitando-se de técnicas e tecnologias adequadas.

Primeiramente, não espere que todos os seus funcionários façam bom uso do telefone sem orientações. Por isso, é preciso estabelecer políticas e boas práticas quanto ao uso do telefone – as quais devem ser devidamente bem divulgadas dentro da empresa. Em segundo lugar, procure depender o quanto menos de tarifas telefônicas abusivas.

Para conseguir de fato controlar melhor os seus gastos com telefonia, entretanto, será preciso fazer uso de métodos de controle diários. Para isso, deve-se contar com a ajuda de softwares de PABX que trabalham com completos relatórios de tarifação.

PABX e relatórios de tarifação

Caso você realmente queira reduzir os seus custos com telefonia, você precisa fazer um esforço constante, que não se resuma a somente ver a conta de telefone uma vez ao mês. Ao acompanhar de perto como o dinheiro da sua empresa é gasto com telecomunicações, você pode encontrar os pontos de maior desperdício, o que lhe permitirá criar um plano que vise a economia de dinheiro.

Portanto, para saber como controlar melhor os seus gastos com telefonia, deve-se recorrer ao uso de um sistema de PABX que trabalhe com relatórios de tarifação – não somente, que forneça esses relatórios em tempo real.

Todos os dias, no momento em que lhe for melhor, o gestor pode acessar os relatórios de tarifação para saber, com detalhes, como o dinheiro da empresa está sendo gasto. Dessa forma, é possível identificar, por exemplo: se boa parte dos gastos vêm de uma equipe em específico, ou de algumas pessoas em especial; se chamadas de DDD ou DDI são o principal problema; se ligações demasiadamente longas estão aumentando a conta; se horários diferentes do dia ou períodos diferentes da semana/mês têm gerado gastos maiores.

O acompanhamento dos custos de telefonia dá indicativos de onde é possível economizar mais dinheiro com a operação, encontrando as principais fontes de gasto e dando ao gestor a possibilidade de reduzir os custos da empresa. Além disso, garante que o controle e o planejamento seja feito constantemente, garantindo um melhor esforço na gestão de custos.

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