As rotinas de auditoria e contestação de faturas, são parte de um processo maior; o de Gestão de Despesas de Telecom (TEM). Neste processo, basicamente é realizado o gerenciamento de todos os gastos e recursos que uma empresa possui com telefonia fixa, móvel e dados, objetivando a redução dos custos, manutenção dos mesmos no benchmark de mercado, além da disponibilização de diversas informações gerenciais que auxiliarão nas tomadas de decisão pertinentes a este universo.

Se fôssemos eleger dois itens fundamentais para uma boa estruturação e implantação de um processo de TEM, certamente elegeríamos os contratos com as operadoras e o inventário de recursos contratados.

Neste artigo abordaremos os motivos que fazem do inventário um item tão importante e também quais são os pontos de atenção para construção e manutenção de um bom inventário de recursos de telecomunicações.

O que é o inventário

O inventário dos recursos de telecomunicações é cadastro detalhado dos recursos de telefonia fixa, móvel e dados contratados junto às operadoras, responsáveis pela geração de cobranças mensais. Em alguns casos são incluídos itens referentes à impressão e também equipamentos, como PABX e dispositivos móveis (estes, sempre atrelados a uma linha).

Se levarmos em conta que o inventário será utilizado como parte do processo de TEM, devemos lembrar que o conceito que define se o recurso é ou não um item de inventário é se o mesmo é ou não gerador recorrente de despesas; ou seja, para o processo de TEM o importante é a identificação e monitoramento dos recursos que mensalmente geram algum tipo de cobrança.

Muitos sistemas de TEM também compõem o inventário cadastrando itens físicos que não geram despesas, como equipamentos PABX e/ou aparelhos fixos e móveis (nestes casos, associados a linhas que geram despesas). Contudo, para efeito de auditoria, o que realmente importa são os itens responsáveis pelas cobranças geradas.

Levando isto em conta, o responsável pela estruturação do inventário deverá iniciar o seu trabalho tendo os contratos como referência. Cada contrato firmado com as operadoras detalha quais e quantos recursos foram contratados. A junção de todos os recursos listados em todos os contratos e o detalhamento das informações pertinentes a cada item, compõe o inventário.

O inventário será fundamental para a auditoria, pois permitirá sabermos se os recursos que realmente estão sendo cobrados realmente foram contratados e estão ativos; também será útil no rateio e alocação de custos, uma vez que fornecerá a informação do centro de custo de cada item; permitirá a geração de relatórios e medições de utilização individual e seu respectivo cruzamento com a política de uso, uma vez que o inventário identifica qual usuário possui cada recurso; ou seja, a existência de um inventário completo e atualizado é imprescindível para a realização de um processo de gestão de custos de telecom.

Estruturação do inventário

Todo recurso contratado deve estar relacionado diretamente a um contrato. A partir do contrato, deve ser necessário identificar informações relacionadas ao item de inventário, tais como; número do recurso, tipo, data de ativação, endereço de instalação e serviços contratados. Além das características do tipo de inventário é importante registrar/identificar todos os dados de utilização do recurso, como por exemplo, usuário responsável, unidade onde o recurso está instalado, centro de custo que pagará pela despesa, etc..

Como um item de inventário pode pertencer a famílias distintas, é importante classificá-los em grupos similares para facilitar o controle e a organização de todo o inventário. Estes grupos são divididos em telefonia fixa, móvel e dados. No caso do grupo de telefonia fixa temos os seguintes tipos; linha analógica, linha digital (E1), 0800 e 4004. Já os itens de telefonia móvel podemos classificá-los em celular, smartphone, modem e telemetria. Os itens de inventário de dados serão classificados de acordo com a tecnologia utilizada, como por exemplo, ADSL, Circuito, Frame Relay, Internet, IP Connect, L2L, LP de Dados, MPLS, Rádio, Renpac e Satélite. Normalmente temos um contrato para cada grupo de inventário.

Todas estas informações serão fundamentais não só para o processo de auditoria, mas também para as demais atividades de TEM, como rateio, gestão da política de uso, otimização e geração de relatórios gerenciais.

Ressaltamos a importância de se estabelecer um cuidadoso processo de atualização das informações, visando que as informações que compõem o inventário sempre estejam corretas. Neste aspecto, é importante centralizarmos o contato com as operadoras e documentarmos ações de contratação, cancelamento ou mudanças de usuários ou condições contratuais de cada recurso, registrando-as e atualizando-as no inventário. E, neste caso, sugerimos a utilização de um sistema de TEM. Além de muito mais preparado e estruturado que eventuais planilhas, o inventário realizado em uma plataforma de TEM permitirá a utilização destas informações para a realização das demais atividades de gestão.

Por fim, sabemos que muitas vezes (principalmente em ambientes de grande porte) o inventário não está atualizado, não existem processos nem centralização das informações. Não desanime, inicie o trabalho aos poucos, utilize os contratos como referência e em algumas semanas você chega lá. Também considere a utilização de uma empresa especializada em TEM, para lhe auxiliar na estruturação e manutenção do seu inventário de telecom. O único caminho a ser evitado é o da falta de informações e controle. Certamente será o mais caro.

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