Seja grande, média ou de pequeno porte, uma preocupação recorrente em toda empresa é em relação a redução de custos, especialmente em tempos de instabilidade econômica. Dentre os gastos observados, um dos mais significativos é com o serviço de telefonia. Contudo, existem formas de reduzir os custos com serviço de telecomunicação nas empresas. E uma das mais eficientes é usando o tarifador telefônico.

Continue lendo esse artigo e saiba mais sobre o que é e como funciona um tarifador telefônico, qual sua importância. E como usar este recurso a favor da sua empresa para diminuir os custos identificando os gastos necessários com telefonia e eliminado o que é supérfluo para uma boa gestão de Telecom. Confira!

O que é um tarifador telefônico?

O tarifador telefônico é um software capaz de controlar os custos obtidos da rede de telefonia. Ou seja, com o tarifador telefônico você pode coletar, organizar e precificar todas as ligações feitas dentro da sua empresa, feitas via telefone fixo e central PABX. Além disso, o tarifador telefônico permita que você saiba qual setor ou funcionário efetuou cada ligação, entre diversas outras informações.

Como funciona?

Na prática o tarifador telefônico é um software que recebe os dados de bilhetagem do PABX da sua empresa, os organiza, classifica e atribui valor. Os dados de bilhetagem contêm todas as informações referentes à cada ligação, a origem e destino da chamada (ramal que realizou e recebeu a ligação) e o tipo de ligação (local, DDD, DDI, etc.), além de registrar também o tempo da ligação e diversos outros detalhes. O tarifador recebe todas estas informações e as processa, relacionado-as com informações previamente configuradas, como os parâmetros dos contratos com as operadoras (tarifas, regras e prazos de cobrança), além de dados internos referentes aos centros de custos, usuários, regras de rateio e utilização.

Desta forma, o tarifador telefônico é capaz de captar dados de cada ligação aos quais são de suma importância para a gestão de Telecom da sua empresa e organizá-las de forma que gerem informações gerenciais muito importantes e úteis.

Qual a importância do tarifador telefônico na gestão de telefonia?

De modo geral, o tarifador telefônico faz toda a diferença na gestão de Telecom! Isso porque, utilizando esse recurso você e a sua empresa poderá se beneficiar de várias maneiras:

1.      Redução de custos com a conta telefônica

Por registrar absolutamente todas as ligações realizadas, o tarifador telefônico permite que a gestão de Telecom da sua empresa saiba exatamente para onde está indo o consumo. Dessa forma, é possível ter uma noção melhor sobre quais ligações são desnecessárias e quais funcionários estão usando o telefone alem da conta, seja por descuido ou por má intenção.

Efetuando esse monitoramento através do tarifador, a sua empresa poderá reduzir os custos com a conta telefônica em até 40%. Assim, o dinheiro que seria gasto com o uso de forma desnecessária ou indevida do serviço de telefonia, pode ser realocado para outros setores da sua empresa. Portanto, além de economizar, essa tecnologia ainda favorece o crescimento da sua empresa.

2.      Controle em tempo real da conta telefônica

Por meio de relatórios completos, a gestão de Telecom da sua empresa pode também ter acesso em tempo real da conta telefônica. Desta forma, no momento em que você desejar, basta acessar no computador o status atual da conta para assim ter em mente o custo gerado até o momento. Com isso, havendo algum excedente é possível tomar as medidas necessárias para reduzir os custos.

Além disso, o controle em tempo real e online da conta telefônica permite que você tenha noção de qual setor da sua empresa utiliza mais o serviço. Tendo acesso a esse recurso do tarifador telefônico, você pode realizar o rateio dos gastos e sugerir formas para que a comunicação continue a fluir, mas com um custo menor para a empresa.

3.      Dados para realização de auditorias de contas

Outra vantagem de utilizar essa tecnologia na sua empresa é ter dados sólidos e completos para a realização de auditorias de contas. Isso porque, estranhamente os maiores erros de cálculo de custos com o serviço de telefonia são cometidos justamente pelas operadoras de telefonia. No entanto, quem paga pelos erros são os próprios clientes.

Isso porque sem as ferramentas e dados específicos sobre o uso do serviço, fica praticamente impossível o cliente perceber o erro das operadoras no cálculo da conta telefônica. No entanto, com o tarifador telefônico e todos os dados registrados em cada ligação efetuada, a sua empresa não precisa pagar a mais por serviço de telefonia não utilizado.

4.      O tarifador telefônico serve de base para solicitar a revisão de contratos

Além de ter dados sólidos para solicitar uma auditoria da conta telefônica, com o tarifador telefônico a sua empresa poderá também solicitar a operadora uma revisão de contratos. Nessa revisão de contrato, alem de identificar erros cometidos pelas operadoras, se necessário você poderá também renegociar com a operadora o custo da conta de telefone.

Ou ainda, caso note que a sua empresa não utiliza por completo o pacote de serviço de telefonia contratado, você poderá solicitar a troca para um pacote de telefonia mais econômico. Dessa forma, você deixará de pagar por serviços inutilizados dentro da sua empresa e contratará um pacote mais vantajoso e que te ajudara a reduzir custos.

5.      Conscientização dos setores sobre o uso do serviço

Tendo um panorama completo do custo de cada ligação dentro da sua empresa, você poderá desenvolver campanhas educativas. O objetivo é conscientizar os colaboradores da sua empresa sobre o bom uso do serviço de telefonia, especialmente nos setores que mais utilizam o serviço. Dessa forma, enfatize a necessidade de colaborar para a redução de custos.

Além disso, informando os colaboradores sobre o uso do tarifador telefônico dentro da empresa, os mesmos terão em mente que estão sendo monitorados. Isso é necessário para inibir colaboradores mal-intencionados de realizarem ligações pessoais ou desnecessárias. Dessa forma, a longo prazo os colaboradores irão auxiliar na redução de custos com o serviço.

6.      Ter acesso a tecnologias aprimoradas

Outra vantagem de possuir essa tecnologia na sua empresa é poder contar com o tarifador telefônico open source.

A tecnologia open source nada mais é do que softwares com código aberto onde atualizações a fim de aprimorar o próprio software podem ser feitas constantemente. Dessa forma, erros são corrigidos rapidamente e ele se torna mais eficiente.

Ou seja, contando especificamente com um tarifador telefônico open source o software da sua empresa será sempre aprimorado de acordo com as novas tecnologias. Com isso, o sistema de controle de ligações da sua empresa estará sempre atualizado. Alem disso, tarifadores telefônicos com código aberto costumam ser mais baratos.

Implantação de uma política de uso de telefonia

Como pode perceber, o tarifador telefônico é sem dúvida um grande aliado na hora de reduzir custos de telefonia nas empresas. Mas, aliado a isto também é importante realizar a implantação de uma política de uso de telefonia dentro da sua empresa para auxiliar na redução continua dessas despesas.

Isso porque a política de uso ajuda os colaboradores terem sempre em mente a importância do uso correto do serviço de telefonia. Alem disso, a política de uso está lá para sempre os lembrar das possíveis punições em caso de mau uso.

A implantação da política de uso de telefonia também dá base para que a gestão de Telecom da sua empresa saiba agir em casos de uso exagerado do serviço. No entanto, para que seja justo para ambas as partes, a politica de uso deve ser clara e não deve deixar brechas para dúvidas. Por isso é importante desenvolvê-la com base nos dados do tarifador telefônico.

Questione a sua operadora!

Se você está desconfiando de cobranças indevidas ou está insatisfeito com o serviço de telefonia da sua empresa, o tarifador telefônico te dá base para questionar a sua operadora! Isso porque você terá em mãos dados que comprovem o real consumo do serviço de telefonia pela sua empresa. Com isso, você pode questionar aqueles custos cobrados sem fundamento.

Dessa forma, você pode deixar de pagar por seguros ou serviços de TV por assinatura que estão inclusos no pacote, mas que não são utilizados por sua empresa. Além disso, você pode questionar com fundamento tarifas com custo exagerado. Dessa forma, você começará a pagar apenas aquilo que a sua empresa realmente utiliza no serviço de telefonia.

Busque novas alternativas!

Depois que a conta telefonia da sua empresa estiver regularizada com a operadora atual e com o uso do tarifador telefônico, você pode ir em busca de alternativas mais vantajosas. Ou seja, de novas operadoras de telefonia! Dessa forma, você pode buscar com calma propostas mais atrativas para a sua empresa e assim quem sabe reduzir ainda mais os custos.

No entanto, durante a sua busca por novas alternativas, tenha em mente que o pacote contratado deve atender as necessidades da sua empresa. Ou seja, não adianta reduzir custos se a sua empresa corre o risco de ficar sem o serviço. Portanto, busque um plano mais econômico mais que atenda com eficiência as necessidades da sua empresa.

Conclusão

Alem das vantagens citadas acima, o tarifador telefônico está atrelado a um custo benefício muito atraente. Isso porque, ao contrário do que muitos gestores pensam, os tarifadores telefônicos não possuem preço elevado. Alem disso, o custo pago pode ser rapidamente recuperado por meio da economia proporcionada pelo software em pouco tempo.

Inclusive, atualmente é possível encontrar opções de software tarifador telefônico grátis para teste. Com isso, você pode optar primeiramente pelo software tarifador telefônico grátis e se gostar, adquirir a versão definitiva do tarifador. Dessa forma, você poderá ver na prática todos os benefícios que essa tecnologia é capaz de proporcionar a sua empresa!

CADASTRE-SE no Blog Televendas & Cobrança e receba semanalmente por e-mail nosso Newsletter com os principais artigos, vagas, notícias do mercado, além de concorrer a prêmios mensais.