Cada vez mais as empresas vêm buscando alternativas para reduzir a necessidade dos envios de boletos de cobrança via Correios – e se bem desenhada essa estratégia, os ganhos com agilidade e economia são consideráveis! Entenda como se planejar para implantá-la com sucesso em sua companhia.

Um assunto que sempre esteve em discussão nas empresas é sobre como reduzir os custos com os envios dos boletos de cobrança – e agora, este tema ganhou ainda mais força nas companhias devido a necessidade de redução de custos pela instabilidade econômica que assola o país.

Antigamente, as empresas não tinham canais alternativos para a disponibilização dos boletos de cobrança ao cliente – e os Correios era uma das melhores alternativas (mesmo já sendo caro o envio!). Os retornos eram tão positivos que as empresas realizam o envio de boletos quase que mensalmente cobrando dívidas antigas (os famosos repiques) – além da importância no que chamamos de colchão de acordo.

Um ponto que sempre assolou as empresas eram as Greves dos Correios, pois, isso impactava fortemente a recuperação / arrecadação das instituições pela não entrega dos boletos. Existiam empresas que montavam planos de envios dos boletos de cobrança via Courrier (mesmo isso não sendo permitido pela Constituição devido ao monopólio concedido aos Correios) – mas a falta de capilaridade dessas empresas em cidades mais distantes não conseguia reduzir a forte queda na receita das companhias.

Hoje em dia, a dependência dos Correios vem reduzindo drasticamente – principalmente considerando que para se enviar boletos de cobrança o custo unitário (com impressão do boleto) fica próxima a R$ 2,00. Além disso, temos a decadência dos Correios observada nos últimos anos, além da falta de entregadores em várias regiões do país.

Internet e Smartphones: O impulso necessário para a digitalização do envio dos boletos de cobrança

A democratização do acesso a internet e das vendas de Smartphone no Brasil foi a deixa para que empresas pudessem ampliar seus canais de comunicação com os clientes, automatizando os processos de interação – o que inclui o acesso aos boletos de cobrança. Outras empresas (principalmente do segmento bancário e de telecom), realizaram uma migração automática dos clientes para o digital, indicando que seus boletos só seriam disponibilizados na plataforma da instituição como uma forma de responsabilidade com o meio ambiente (sem citar a economia gerada).

Como reduzir (ou eliminar) o envio de boletos de cobrança pelos Correios se minha base de dados está desatualizada?

Existem empresas que simplesmente pararam de enviar o boleto para os clientes, realizando uma comunicação prévia (no próprio boleto enviado mensalmente aos clientes) com antecedência média de 1 a 2 meses. Aqueles que não conseguiram ser comunicados, as companhias ficariam aguardando um contato para atualização cadastral via suas centrais de atendimento.

Claro que essa não é a melhor das estratégias! O correto seria realizar um processo continuo e antecipado de atualização cadastral junto aos seus clientes – contudo, devido a pandemia e a necessidade de redução de custos, muitas empresas implementaram o processo de forma imediata – sentindo já os ganhos da economia com os Correios (e os problemas na queda da arrecadação / recuperação para aqueles clientes que não os procuraram!).

A recomendação da Think Data, bureau de informações referência no desenvolvimento de projetos personalizados de Data Quality no Brasil é que as empresas criem processos que possibilite a atualização dos dados cadastrais dos seus clientes via comunicação digital baseado em dados obtidos via enriquecimento cadastral.

Quais as melhores estratégias de atualização cadastral para envios de boletos de cobrança com segurança?

O processo de atualização da base de dados deve ocorrer em uma visão retroativa, isso é, para aqueles que já são clientes da empresas – mas também se implantar checagens que garantam que na entrada dos clientes seus dados já sejam validados, garantindo que depois de alguns meses / anos, os problemas não voltem a ocorrer!

Neste cenário, a Think Data disponibiliza às companhias uma consultoria gratuita a fim de realizar um mapeamento completo dos GAPs existentes assim como das oportunidades de implementações que melhorem os indicadores de atualização cadastral das bases dos seus clientes contratantes.

Dentre as alternativas proposta, existe a criação de processo de validação de telefones e e-mails já em sua entrada na base de dados, assim como a identificação de quais telefones possuem WhatsApp ativo e online (através de uma checagem única no Brasil) para o envio de SMS com códigos de barra dos boletos de cobrança (ou interação via Chatbot). Além é claro, do processo de enriquecimento cadastral conjuntamente com o de higienização cadastral – tudo isso buscando que os volumes de telefones e e-mails atualizados sejam potencializados, reduzindo ou eliminando a necessidade de utilização dos Correios.

Para conhecer gratuitamente a solução de Enriquecimento Cadastral da Think Data (com foco em envio de boletos de cobrança), acesse: https://www.thinkdata.com.br/teste-gratuito/

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