Por: Lucy Kellaway

Às 10h30 de um dia da semana passada, recebi um lembrete de meu telefone dizendo que às 11h eu tinha uma teleconferência. Passei os 30 minutos seguintes um pouco ansiosa e então, às 10h59, disquei o número, inseri o código de seis dígitos e falei meu nome, conforme as instruções.

“Você é a primeira pessoa a entrar na ligação”, disse uma voz eletrônica. Então, ouvi a abertura da ópera Guilherme Tell até que uma voz robótica disse “Simon X acaba de entrar na conferência”. Dois segundos depois, uma pessoa chamada Katie entrou. Não tinha ideia de quem eram, mas disse olá.

“Como está o tempo onde vocês estão?”, arriscou Simon.

Prosseguimos com uma desordenada conversa fiada, sempre interrompida por uma nova chegada – com cada pessoa abrindo uma nova discussão sobre quem estava e quem não estava na teleconferência.

Quinze minutos depois do horário marcado, ela finalmente começou. Várias pessoas opinaram sobre quais temas seriam abordados em um simpósio sobre administração em que todos vamos participar no próximo mês. Na minha vez de falar, hesitei por um momento, fingindo que já havia trabalhado no que seria minha palestra. Alguém deu uma gargalhada, mas não consegui perceber quem foi, nem se ela sugeria aprovação ou desdém.

Então, o organizador falou por algum tempo sobre dietas especiais, microfones e apoios para livros. Às 11h54, a conferência telefônica havia terminado. Oito pessoas em três fusos horários diferentes haviam perdido boa parte de uma hora em uma troca que poderia ter sido feita em três minutos por e-mail.

Não é difícil ver por que as teleconferências parecem ser uma ideia tão boa. As pessoas não estão no mesmo lugar. Qualquer coisa que permite a realização de reuniões sem a necessidade de viajar é uma coisa boa. Por outro lado, também não é difícil ver por que elas nunca funcionam. Fazer uma reunião em que você nunca tem certeza de quem está falando – e com frequência também não consegue ouvir as pessoas – e para a qual ninguém se preparou porque sabe que não será descoberto, é garantir uma discussão com o menor grau de qualidade.

Acrescente a isso o som de latidos ao fundo e de crianças saindo da escola, porque nenhuma ligação desse tipo está completa sem alguém que não conhece o botão “mudo”, e ela só pode terminal mal.

Longe de fazer o mundo parecer menor, a teleconferência faz ele parecer maior. As pessoas que estão na linha quando um figurão está participando não se sentem incluídas. Elas se sentem cidadãos de segunda classe que estão muito distantes. Todos odeiam a teleconferência.

Há um vídeo de Tripp and Tyler no YouTube sobre uma teleconferência, que já teve 11 milhões de visualizações. Eu o assisti novamente na semana passada, mas não consegui rir, pois era muito verossímil.

O surpreendente é que essas reuniões virtuais continuam ocorrendo. Raramente dou uma palestra sem ter de enfrentar uma conferência telefônica antes. Uma amiga que trabalha para uma grande multinacional me disse que todos os dias, de duas a três horas são dedicadas a elas na companhia, mas em dez anos ela não consegue se lembrar de nenhuma que tenha sido útil.

O e-mail é sempre citado como a grande ruína da vida nos escritórios modernos. Mas as teleconferências certamente são piores. Os e-mails podem ser deletados e ignorados, enquanto que uma ligação dessas nos coloca à mercê de pessoas que tagarelam sem parar em um momento que não deveria ter nada de sociável.

Muitas empresas vêm tentando melhorar as coisas brincando com a tecnologia. Algumas estão impingindo videoconferências ao seu pessoal para que até cem pessoas de lugares distantes possam observar umas às outras enquanto se comportam de maneira pomposa.

De certa forma, isso é um avanço, uma vez que pelo menos você sabe quem está falando. Mas tem a desvantagem de você não poder mais atender da academia de ginástica ou quando está pelado na cama. E pior: você não pode fazer coisas realmente úteis, como agilizar seus e-mails ou esvaziar a lavadora de louças.

O principal motivo de essas conferências continuarem existindo é político. Os gestores podem sair impunes de quaisquer medidas impopulares que estejam planejando, alegando que realizaram a reunião – mesmo sabendo que o formato era ruim demais para produzir uma resolução.

Há apenas um tipo de teleconferência que deveria ser permitido. Ele envolve três ou, no máximo, quatro pessoas que já se conhecem e precisam chegar a um acordo sobre algo específico. Ela faz sentido, por exemplo, para um editor, um redator e um advogado especialista em difamação, para discutir o que eles podem fazer para ficar longe da cadeia.

Caso contrário, deveria haver uma regra. Se algo é tão importante a ponto de precisar ser debatido à exaustão por mais de quatro pessoas, então é preciso arrumar uma mesa e as pessoas precisam viajar para se sentar em torno dela. Se não for tão importante, então a reunião nem deve acontecer.

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