Por: Reuven Gorsht

Veja 6 truques para se livrar de reuniões que não valem a pena e otimizar seu tempo.

Outro dia, minha filha de 5 anos me perguntou qual era meu plano para aquele dia. Eu disse a ela que iria trabalhar. “O que você faz lá, papai?”, ela perguntou em seu jeito inquisitivo de sempre. “Bom, eu tenho um monte de reuniões”, respondi. E logo veio uma questão que me baqueou: “Por que você sempre tem reuniões, papai?”. Eu não tinha uma boa resposta.

Reuniões são um estilo de vida em maioria das empresas. Tem muita verdade no fato de que, quanto mais sênior você se torna, mais tempo você gasta com reuniões, em vez de fazer um trabalho realmente produtivo. Como nem todas são criadas em igualdade, boa parte delas, se não pensadas e planejadas, vira uma perda de tempo.

TEMPO É BASICAMENTE A ÚNICA COISA QUE NINGUÉM TEM DE SOBRA HOJE EM DIA. MUITOS DE NÓS SOFREM PARA ADMINISTRAR NOSSAS AGENDAS, CONFORME ELAS COMEÇAM A SE PARECER CADA VEZ MAIS COM UM JOGO DE TETRIS.

Reuniões também podem ser muito caras. De acordo com essa pesquisa, mais de US$37 bilhões vão para o ralo a cada ano, com encontros improdutivos. É estimado que 15% do tempo coletivo de uma organização é gasto em reuniões – uma porcentagem que cresce todo ano, desde 2008.

Alguns meses atrás, fiz um experimento pessoal de reduzir a quantidade de reuniões na minha agenda e recuperar parte do meu tempo para dedicá-lo a esforços que valem a pena.

Em quatro semanas nessa prática, eu consegui:

1. Evitar 8 reuniões – redirecionando 6,5 horas para atividades de maior valor

2. Encurtar 6 reuniões, incentivando maior foco e leituras prévias e redirecionando 3,5 horas

Para resumir, eu ganhei 10 horas, mais que um dia inteiro de trabalho, praticando princípios bem simples, que qualquer um pode implementar.

Algumas dessas medidas são tão senso comum que é quase vergonhoso compartilhá-las, mas nós frequentemente não damos a devida importância a elas:

1. Questione o objetivo da reunião

Essa simples pergunta, quando você recebe o convite da reunião, já deixa todo mundo na mesma página. Quando marcar uma reunião, tirar alguns minutos para explicar onde queremos chegar com ela faz com que todos estejam focados nos resultados esperados e economiza um tempo considerável no início da conversa. Se você está recebendo um convite que parece ambíguo, educadamente questione.

SE A RESPOSTA NÃO ESTÁ CLARA, TALVEZ A REUNIÃO NÃO DEVERIA ACONTECER.

2. Ela é necessária ou nós podemos cumprir nosso objetivo de outra forma?

Antes de enviar um convite na agenda de outras pessoas, pergunte-se se há outras maneiras de alcançar o que se espera. Você consegue obter inputs via e-mail? Você pode reunir um sub-grupo ou falar individualmente com alguns envolvidos para resolver o problema?

3. Mantenha as reuniões pequenas

Já estive em conversas com dezenas de participantes e, francamente, elas são geralmente ineficientes e dominadas por 2 ou 3 pessoas. O estudo “A Regra dos 7″ diz que cada presente a mais, quando o grupo já atingiu 7 pessoas, reduz em 10% a probabilidade de tomar decisões rápidas e executáveis. Quando você atinge 16 ou 17 participantes, a efetividade da reunião já beira os 0%.

Reuniões pensadas para informar apenas um grande time são a exceção, mas se você espera um encontro produtivo com 25 pessoas em uma sala ou num call, é hora de repensar.

4. Mantenha seus objetivos em mente ao longo da conversa

Só porque uma reunião está marcada para durar uma hora, não significa que ela deve durar uma hora. Se seu objetivo foi alcançado antes do tempo programado, doe o resto do tempo de volta aos participantes. Todos agradecem.

5. Senso comum

O mais importante ao combater reuniões é aplicar o senso comum. Obviamente, reuniões têm um propósito, então use seu bom julgamento ao aplicar os princípios acima.

6. Bons modos

Você pode ser um pouco inconveniente ou está sempre atrasado para reuniões? Veja esse infográfico (em inglês) para ótimas dicas que podem ajudar a evitar que você ganhe olhares tortos.

Tem mais conselhos? Como você “hackeia” sua agenda para se manter produtivo?

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