O que é método GTD?

O método GTD, ou “Getting Things Done“, é um sistema de gerenciamento de atividades que propõe um fluxograma para lidar com a sobrecarga de tarefas e a desorganização mental.

Ele parte do princípio de que, quando nos deparamos com um grande volume de tarefas, é comum que nossa mente fique inquieta e tenha dificuldade em definir prioridades, levando-nos a gastar mais tempo pensando nas tarefas do que efetivamente executando-as.

O GTD sugere transferir essa desorganização mental para um sistema externo, em que é possível listar, organizar e ter clareza sobre o que precisa ser feito.

Ao fazer isso, o GTD proporciona um norte claro sobre o que deve ser feito, contribuindo para tranquilizar a mente e direcionar o foco na finalização das tarefas.

Ficou claro o que é método GTD? Se não, fique tranquilo. Mais adiante, quando explicarmos como aplicar o método GTD, você poderá conferir, de forma visual, como ele funciona. Antes disso, vamos às vantagens!

Quais as vantagens do GTD?

Apresentar o fluxograma GTD para a equipe pode gerar uma série de benefícios para os resultados coletivos e, principalmente, para a saúde mental de cada membro do time.

Veja, abaixo, uma breve lista com as principais vantagens do GTD:

ajuda a reduzir o estresse e a ansiedade;

melhora a produtividade individual e coletiva;

foca na finalização;

promove clareza mental;

é adaptável a diferentes rotinas de trabalho;

diminui a procrastinação.

Como aplicar o método GTD?

Agora, vamos ao que interessa! Afinal, como aplicar o método GTD?

O GTD funciona em 5 etapas centrais. São elas:

capturar/coletar;

processar;

organizar;

revisar;

fazer.

Vamos abordar, em detalhes, como funciona cada uma delas.

Capturar/coletar

Você já deve ter percebido que nossa mente é excelente para criar soluções e ter ideias criativas, porém, um tanto quanto ineficiente para armazenar informações de modo confiável, não é mesmo?

Nesta primeira etapa, a proposta é esvaziar a mente, transferindo ideias e lembretes de obrigações para um local mais seguro e acessível, como uma “caixa de entrada”.

Você pode optar por usar blocos de notas físicos, as anotações do seu celular ou, então, um software de gerenciamento de tarefas, como o Trello ou o Notion, que oferecem versões gratuitas e eficientes para que você controle suas demandas.

Escolhida sua caixa de entrada, basta anotar tudo o que precisa ou deseja fazer em um determinado dia, ou semana, ou mês.

Você deve incluir desde as tarefas mais simples e rotineiras, até as mais complexas e decisivas. Não poupe espaço. Anote tudo o que vier na sua mente!

Essa caixa de entrada funciona como uma representação visual de todas as coisas que você precisa lidar em sua rotina diária. Se uma ideia ou tarefa surgir, a recomendação é inseri-la na caixa de entrada imediatamente.

Dessa forma, você evita esquecimentos e mantém a mente livre para se concentrar na execução das tarefas, em vez de desperdiçar energia mental tentando lembrar o que precisa ser feito.

Feito isso, você estará pronto para seguir para a segunda etapa.

Processar

Chegou a hora de processar suas anotações, isto é, definir o que elas são e como você lidará com elas.

É nesta etapa que se encontra o fluxograma GTD, a mais determinante em toda a metodologia.

Acompanhe o que significa cada elemento do fluxograma GTD.

O que é isto?

Essa questão nada mais é do que um convite para que você entenda a natureza da tarefa, analisando exatamente o que precisa ser feito.

É passível de ação?

Neste momento, você deve determinar se ela é acionável, ou seja, se requer alguma ação da sua parte.

Se não for acionável, você tem três opções:

lixo: se a tarefa não tem valor ou não é relevante, você pode simplesmente excluí-la;

algum dia/talvez: se a tarefa não pode ser realizada agora, mas pode ser relevante no futuro, você pode adiá-la para uma data posterior;

referência: se a tarefa envolve informações que podem ser úteis, mas não exigem ação, você pode arquivar para referência futura.

Por outro lado, se a tarefa for acionável, será preciso tomar decisões adicionais, que envolve três cenários:

fazê-la imediatamente;

delegá-la;

movê-la para seu calendário;

adicioná-la à sua lista de tarefas.

Primeiro, avalie se a tarefa é simples e pode ser concluída em menos de 2 minutos. Se for o caso, faça-a imediatamente para evitar que se acumule.

No entanto, se a tarefa for acionável, mas você não for a pessoa mais adequada para realizá-la, considere a possibilidade de delegá-la a alguém mais preparado.

Se a tarefa envolve um compromisso com um horário específico, como uma reunião ou um evento, mova-a para seu calendário. Compromissos agendados são sagrados e devem ser cumpridos no horário marcado.

Por fim, se a tarefa não tem um horário específico porém exige uma ação sua, coloque-a em sua lista de tarefas, onde você terá uma listagem de tudo o que deve fazer assim que puder.

É neste momento que o gerenciamento do trabalho começa a tomar uma forma mais concreta.

Organizar

Nesta etapa, vamos organizar a sua lista de tarefas.

Essa organização inclui duas categorias:

tarefas pontuais;

projeto (uma sequência de tarefas).

As tarefas pontuais são aquelas que correspondem a uma única ação, como revisar um relatório ou enviar uma proposta comercial para um cliente.

Um projeto, nesse contexto, seria uma sequência de tarefas. Você pode, por exemplo, listar a tarefa “Fazer a análise do ambiente interno do cliente X”, porém, ela pode estar inserida em uma série de ações que representam uma demanda “macro”, como “Montar uma apresentação de diagnóstico do plano de negócios do cliente X”.

Percebe como são diferentes?

Nesse sentido, caso uma tarefa seja, na verdade, um projeto, você deverá listar a ação em si e os próximos passos desse conjunto de atividades.

Assim, sempre saberá o que deverá fazer depois. E essa lista de tarefas deve ser o seu maior foco.

Revisar

A quarta etapa do método GTD se refere à revisão de tudo o que você processou, organizou e destacou em sua lista de tarefas.

O objetivo aqui é se certificar que você não deixou nada para trás.

Você pode repetir essa revisão na frequência que considerar a mais adequada, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Aliás, vale lembrar: sempre que um pensamento, uma recomendação, uma tarefa ou uma atividade vier à sua mente, transfira-a para a caixa de entrada e siga o fluxograma novamente.

Fazer

Por fim, é hora de colocar a mão na massa e executar o que foi planejado. Até aqui, você já pode entender melhor o que está fazendo e o porquê.

Dessa maneira, já pode se concentrar, simplesmente, em fazer!

Para definir o que é prioritário e quando você irá realizar cada tarefa, recomendamos que você faça uma autoanálise. Caso você se concentre melhor na parte da manhã, pode fazer as tarefas prioritárias ou mais complexas neste horário, por exemplo.

Com isso, poderá esvaziar sua mente, focar no que realmente importa e usar seu precioso tempo com mais sabedoria e estratégia.

Agora que você sabe o que é o método GTD, está pronto para apresentá-lo para sua equipe?

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