Criado nos EUA, objetivo é ajudar profissionais a administrar melhor a caixa postal e aumentar a produtividade

Sabiam que, em média, o profissional gasta cerca de 28% do seu tempo escrevendo e lendo e-mails? Para evitar que as mensagens acabem com a produtividade, um movimento internacional, surgido nos EUA, prega que todo e-mail tenha, no máximo, até cinco frases ou linhas. Será que dá certo?

O movimento se chama “Five Sentences” ou “Cinco Linhas” e fornece, a quem quiser adotar a estratégia, uma assinatura para se incluir nos e-mails, que redireciona para o site http://five.sentenc.es/. Lá, quem recebe esse e-mail pode descobrir melhor de que se trata a ideia, criada pelo designer Mike Davidson, que acha que as pessoas perdem tempo demais respondendo as mensagens, o que acaba resultando em uma caixa de e-mail que está sempre “transbordando”. De acordo com um estudo feito pela McKinsey and Company, o trabalhador médio passa em torno de 28% do seu dia lendo e respondendo mensagens.

Por isso, Davidson sugere que os profissionais tratem e-mails como se fossem SMS, limitando o texto a cinco linhas — há também assinaturas disponíveis para quem não quiser escrever mais de quatro, três ou duas linhas. Não é coincidência o fato de o americano trabalhar no Twitter, onde é vice-presidente de design. Afinal, depois que alguém se acostuma a escrever e ler tudo em até 140 caracteres, fica mesmo difícil chegar ao fim de um e-mail longo.

E a ideia de Davidson encontra eco também no universo das start-ups, no qual os elevator pitchs estimulam que os empreendedores vendam suas ideias em poucos minutos — no tempo de uma viagem de elevador, o que dura, no máximo três minutos.

— O tempo, hoje, é escasso para todo mundo. Há uma overdose de informações e cada vez menos tempo para ler tudo. Para captar a atenção do outro, é preciso ir direto ao ponto — diz Victor Santos, sócio da Negocioteca, consultoria on-line para microempresários.

Santos não conhecia o movimento das “Cinco Linhas”, mas conta que, na empresa, coloca o método em prática:

— O assunto tem que ser bem objetivo, para a pessoa que recebe já saber se aquilo lhe interessa ou não.

Sergio Guimarães, autor do e-book “E-mail eficaz” e consultor da Academia do Tempo, empresa especializada em administração de tempo, produtividade e qualidade de vida, acha que reduzir o tamanho dos textos ajuda a minimizar o problema das “caixas transbordantes”, mas não resolve a questão:

— É claro que um e-mail curto, com até cinco linhas, contribui bastante para que o e-mail seja mais eficaz, mas o problema maior não é o volume de texto, mas a quantidade de e-mails que a gente envia e recebe todos os dias.

Consultor dá resposta já no assunto

Guimarães adota algumas táticas para tentar otimizar o uso de e-mails. A principal delas é responder ao destinatário já no campo do assunto.

— Mas tenho consciência que essa não é uma técnica muito utilizada e conhecida, por isso repito a resposta do assunto também no corpo do e-mail — diz o especialista em gestão de tempo e produtividade, que nunca recebeu uma resposta com esse mesmo estilo. — Mas ninguém nunca reclamou, então não acho que seja deselegante.

EMPRESA FAZ REDUÇÃO DO ‘COPIAR’

Diretor de operações da empresa de software Alterdata, Sandro Parisi tinha uma média de acesso a e-mails mais alta do que a maioria. Graças a um software chamado Rescue Time, que controla o uso dos programas e aplicativos no computador, ele descobriu que gastava 33% do seu tempo mensal no e-mail. Surpreso com o resultado, resolveu implantar estratégias para reduzir esse percentual, algumas das quais foram extensivas a todos os 1.300 funcionários da companhia. Uma delas: não copiar colegas ou mesmo chefes só para que eles observem ou acompanhem.

— Na semana passada mesmo, fui copiado em uma troca de e-mails de um profissional do RH com uma empresa externa. Mas não havia necessidade: quero saber apenas da solução. Trabalhamos bastante com essa gestão do “copiar” e pedimos que os funcionários só coloquem em cópia outro profissional que realmente precisa dar alguma resposta — conta Parisi, que, desde que essa tática foi posta em prática, há cerca de um ano e meio, reduziu sua carga diária de e-mails de 200 para 90.

Para o consultor Sergio Guimarães, esse é um problema que afeta muitas empresas: o excesso de formalização.

— Muito e-mail que os funcionários trocam durante o dia é para formalizar aquilo que foi dito pessoalmente. O e-mail contribui para que os colaboradores não tenham mais a confiança do “vale o que foi dito” — diz Guimarães.

Há oito anos no Brasil, o holandês Mark Kwaks, chef executivo do Restaurante Frontera, acha que, por aqui, é maior a mania de falar tudo por e-mail.

— Mas tem coisas que devem ser conversadas cara a cara. Ou ao menos pelo telefone. O e-mail pode trazer muitas interpretações diferentes ao diálogo, e, quanto mais extenso, maior a probabilidade de haver confusões — diz Kwaks, acrescentando que, como fala português melhor do que escreve, tem ainda mais medo de ser mal interpretado. — Por isso, prefiro que o email seja apenas uma ponte para o assunto, e não o assunto na íntegra.

REFLEXÃO PARA CHEGAR A UM MEIO TERMO

Leandra Soares, diretora de Planejamento da agência de marketing digital KI, que recebe de 70 a 120 e-mails diariamente, decidiu estipular horários para checar sua caixa postal e, assim, aumentar a produtividade.

— Tinha problema de procrastinação, e o e-mail me atrapalhava muito. Agora, só abro três vezes ao dia: às 10h, 14h e 17h. Depois que criei essas regras, a situação melhorou bastante — conta Leandra, que gosta muito da ideia de reduzir a comunicação via e-mail a cinco linhas, mas acha que não é necessário ser radical. — Esse movimento é bacana para nos convidar a pensar num meio termo. Porque vez ou outra será preciso escrever mais que cinco linhas, sim.

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