A troca eletrônica de dados – ou EDI (Electronic Data Interchange) – é um software que tem como objetivo fazer a integração entre os sistemas das empresas com os de seus clientes, fornecedores, instituições financeiras e demais parceiros de negócios.

Com a expansão do comércio e o uso cada vez maior de ferramentas tecnológicas, as empresas passaram a ter diversas relações comerciais e, por consequência, um grande volume de troca de dados.

Diante disso, as organizações começaram a perceber a necessidade de agilizar transações, automatizar processos e tornar as informações mais claras para todos os envolvidos.

É aí que a troca eletrônica de dados surge como um importante recurso para auxiliar as empresas a integrar sistemas, melhorar a comunicação entre parceiros e trazer inúmeros benefícios, visando melhores resultados para o negócio em si.

Quer conhecer mais sobre o EDI e como ele pode ser vantajoso para sua empresa? Então, continue com a gente e entenda, a seguir!

O que é e para que serve a troca eletrônica de dados?

As empresas, normalmente, trabalham com um conjunto de softwares para desenvolver suas operações. Porém, esses sistemas costumam ser feitos por diferentes prestadores de serviço; funcionando, assim, de diferentes formas.

Ao estabelecer relações com parceiros de negócios, a dificuldade em processar e trocar dados entre sistemas distintos se torna ainda maior. É preciso transformá-los, gerar integrações e até modificar programas para atender a uma demanda específica.

Você pode perceber como tudo isso gera custos e ineficiência, não é mesmo? É nesse contexto que se insere a troca eletrônica de dados, um software capaz de padronizar a comunicação, mesmo que entre plataformas diferentes.

Por meio de um padrão de comunicação preestabelecido – chamado de Layout EDI –, os parceiros de negócio podem gerar e compartilhar arquivos, de modo que essa troca de informações seja facilmente compreendida.

Isso é de suma importância, por exemplo, para a gestão financeira e logística. O EDI financeiro faz a integração dos sistemas da empresa com os da sua instituição bancária, podendo enviar e receber mensagens como:

Extrato bancário de uma ou mais contas;

Folha de pagamento dos salários dos funcionários;

Pagamento de fornecedores;

Recibo do banco para pagamentos realizados.

Com essa integração, a empresa também pode automatizar as transações financeiras com os seus clientes e fornecedores. Aplicando o EDI ao setor de transporte, é possível realizar uma ampla troca de informações, tais como:

Envio do pedido de compra;

Transmissão de notas fiscais;

Envio de cobranças ou boletos;

Atualizações sobre transporte, coletas e despachos;

Envio da fatura de frete;

Pedido de separação de carga.

Quais são as vantagens da troca eletrônica de dados?

Como você viu, o EDI é uma solução necessária para empresas que querem melhorar a comunicação com seus parceiros comerciais, além de fazer com que a troca de dados seja mais ágil, clara e segura.

Descubra quais são as principais vantagens que esse recurso pode trazer à sua empresa!

1. Comunicação padronizada

Os principais componentes de um software de troca eletrônica de dados são:

Mensagens estruturadas: as mensagens podem ter diferentes padronizações e formatos (como XML, TXT e CSV), variando de acordo com o sistema utilizado;

Programa tradutor: as mensagens enviadas e recebidas entre diferentes sistemas são traduzidas pelo programa tradutor para que os sistemas possam se comunicar;

Comunicação: as mensagens traduzidas são, então, enviadas para o seu destino pré-configurado, o que pode ser feito por diversos meios de comunicação (e-mail, diretório, servidor de arquivos FTP etc).

Com base nesse modo de funcionamento, podemos notar que a comunicação se torna padronizada, facilitando a transmissão e o recebimento de dados entre programas distintos.

A partir de melhores transações de dados com clientes e fornecedores, você fortalece as parcerias, ganha vantagens competitivas e, ainda, agrega valor ao seu negócio.

2. Redução de tempo e esforços

Como vimos anteriormente, as organizações podem utilizar variados sistemas, além de se relacionarem com parceiros que trabalham com outros formatos, estruturas e maneiras de processamento de informações.

Assim, a empresa precisa transformar seus dados de acordo com as plataformas utilizadas pelos stakeholders para que estas sejam capazes de interpretá-los e processá-los.

Sem um software para a troca eletrônica de dados, isso demandaria um enorme tempo para que a comunicação entre parceiros fosse possível; além do esforço manual para a inserção de dados em aplicativos não integrados que seria exigido.

Muitas vezes, ainda, os desenvolvedores precisam criar novas integrações e modificações nos sistemas, o que demanda mais gastos. Com o EDI, tudo é feito de forma automatizada, reduzindo a perda de esforços desnecessários.

3. Maior agilidade em processos

Com uma comunicação padronizada, você garante mais agilidade em seus processos operacionais, financeiros e fiscais. Como vimos, o EDI financeiro permite a troca eletrônica de dados mais rápida, simples e prática.

Não apenas as transações bancárias podem ser facilitadas, mas também os procedimentos financeiros e mercantis da sua cadeia de suprimentos. Isso porque a troca de documentos – como notas fiscais, pedidos de compra, cobranças ou pagamentos – é automática.

Além disso, as empresas que lidam com transportadoras não precisam fazer o lançamento manual das faturas recebidas, tornando a conferência e auditoria de fretes mais eficaz.

Tudo isso economiza o tempo gasto com atividades rotineiras e puramente operacionais. Por consequência, os processos se tornam mais ágeis, aumentando a qualidade do serviço.

4. Atendimento diferenciado

Com a troca de dados entre sistemas, o nível de serviço tanto recebido quanto oferecido se torna melhor. Isso porque o EDI melhora a capacidade de comunicação entre as empresas através da padronização dos formatos e das estruturas das mensagens.

Além disso, a empresa se torna capaz de:

Operar com um alto volume de informações;

Trafegar uma quantidade imensa de arquivos;

Atender diferentes processos de negócios;

Trabalhar com operações mais complexas.

Isso torna o atendimento diferenciado, gerando melhores oportunidades, expansão dos negócios e maior lucratividade para a empresa.

5. Diminuição de falhas e gastos

A troca eletrônica de dados usa meios automatizados para a comunicação entre sistemas. Sendo assim, a entrada de dados manual na plataforma é simplesmente eliminada.

Isso significa que o EDI reduz a necessidade de intervenção humana; e, dessa forma, você ganha mais duas vantagens.

Primeiro, a digitalização reduz falhas humanas; somado ao fato de que ocorre em um meio seguro, com a integridade e confidencialidade das informações. E, segundo, ajuda na redução de gastos administrativos, como custos com correio e impressões em papel.

6. Alto nível de performance

Outra vantagem da troca eletrônica de dados é que as equipes podem atingir um alto nível de performance. Afinal, com a adoção do EDI, sua empresa já garante diversos benefícios, abrindo espaço para melhores desempenhos no fluxo de trabalho.

Com tudo o que vimos acima (comunicação ágil, automação de processos, economia de tempo e dinheiro, redução de falhas e qualidade no serviço), o EDI se torna um verdadeiro otimizador de rotinas na produtividade do seu time financeiro.

Sem se preocupar tanto com questões operacionais, os colaboradores podem se dedicar às atividades estratégicas e de gestão, a fim de gerar melhores resultados para o negócio.

Como implantar um software de EDI na sua empresa?

Agora que você conhece as vantagens da troca eletrônica de dados, quer implantar um EDI na sua empresa? Antes disso, é preciso levar em consideração alguns fatores:

Não tome uma decisão sem antes garantir o comprometimento e a integração de sistemas por parte de todas as empresas envolvidas;

Determine os tipos de informações que serão transmitidos entre os sistemas;

Escolha qual Layout EDI será utilizado;

Defina também os formatos de mensagem que serão empregados;

Estabeleça um padrão de comunicação para a troca de dados;

Combine com os envolvidos a configuração dos sistemas para adaptação do Layout EDI;

Determine os usuários e responsáveis pela troca de mensagens através do EDI;

Realize treinamentos com as equipes que irão operar os sistemas;

Teste a integração, avalie a comunicação e faça as correções, se necessário.

Como você viu, a troca eletrônica de dados traz muitos benefícios, podendo ser o diferencial que falta para trazer mais lucratividade ao seu negócio.

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