Não é novidade para quem trabalha no segmento que a exigência por produtividade torna-se cada vez mais intensa.

Atualmente, a gestão de custos e a dinâmica imposta pelo setor fazem com que cada vez mais tenhamos que “fazer mais com menos”, ou seja, o incremento de produtividade seja na esfera operacional quanto na gestão ou apoio.

Quando nos deparamos com algum tipo de problema, seja ele operacional ou financeiro (ou ambos), sempre vem à cabeça como primeira reação: “Precisamos desenhar uma plano de ação para reverter esta situação!”. Mas aí que começa o dilema, focar nas ações para reverter a situação ou manter a dinâmica do dia a dia para impedir que novos problemas venham a tona?

Planejamento é a palavra de ordem nestas situações, pois infelizmente não há segredo, tem que conciliar as duas prioridades, caso contrário, um problema pontual acaba virando uma bola de neve incontrolável.

Mas será que as ações definidas são realmente viáveis e possíveis de execução?

Constantemente ouço no meu dia a dia o “futurismo” aplicado aos planos de ação, “faremos x” ou “ faremos y”. Em alguns casos a quantidade de ações é tão extensa que acabam se perdendo durante a execução. Sempre defendi que um plano de ação deve conter apenas as ações foco, onde se tem a clara mensuração do impacto financeiro ou qualitativo, caso contrário, não há motivos para que aquela ação seja descrita e focada.

É comum encontrar situações em que a pressão pelo resultado a qualquer custo, faça com que grandes grupos sejam reunidos para definição de ações dispersas, sem foco especifico. Ouvimos todo tipo de sugestão, fazendo com que esse plano de recuperação tenha 150 atividades, 300 atividades, ou seja, impossível de focar. Existem pessoas que ainda apresentam com orgulho: “Elaborei um plano de ação com 300 atividades!”. Claro que este é mais um plano de intenção do que ações focadas na resolução dos problemas, pois se tem a intenção de executar tudo isso, mas na vida real, se conseguir executar uma parcela, já é lucro.

Em muitos casos, ao definir o que fazer, foca-se na resolução do “efeito”, como por exemplo, demitir funcionários com baixo desempenho.

Isso resolve naquele momento?
-Sim!

Mas é sustentável até quando?
-Garanto, de curto a médio prazo, voltamos a falar sobre o mesmo assunto.

Para definição de um plano de ação, de verdade, é necessário estudar em detalhes o motivo de o problema estar ocorrendo, a causa. Neste caso, a qualidade das informações, observe “informações” não são “dados”, pois muitas vezes temos um “bando de dados” que não nos traz nenhuma informação consistente.

O estudo da causa ou fenômeno é quase uma arte, pois exige um nível de análise das informações e conhecimento do produto que poucas pessoas a possuem.

Após o detalhamento e entendimento da causa, chega a hora de definir o que fazer e planejar a execução. Foque em ações objetivas e passíveis de mensuração do ganho, além de data de inicio e fim da execução. Em muitos casos, essas ações são definidas como “recorrentes” ou “rotina”, sem data de inicio e fim da atividade. Muito importante, mesmo que seja rotina, a definição de datas de inicio e fim para que a partir daí, virem rotinas ou atividades recorrentes.

A definição do “dono” da ação, que não necessariamente deva ser o executor, é importante, pois este é quem patrocina a ação e quem interage para que seja executada de fato.

Alguns métodos velhos conhecidos são utilizados para estratificar causas e entender o problema como: DMAIC, PDCA, e até correção de ações rotineiras como o SDCA.

Para desenho do plano de ação propriamente dito, um método infalível de organização infalível é o 5W2H:

O que fazer (What)
Quem fará (Who)
Quando (When)
Onde (Where)
Por que (Why) – O mais importante!
Como (How)
Quanto custará (How Much)

E ainda acrescentaria um mais um item como expectativa de resultado a ser obtido.

Independente da metodologia a ser aplicado, o importante é que façamos ações focadas e de impacto real. Não vamos perder o tão precioso tempo em atividades superficiais que nada resolvem e que só fazem “confete”.

Você costuma participar da criação de Planos de Intenção?

Grande abraço,

Roberto Siqueira Junior

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