Watchdoc: ganho de eficiência, segurança e controle sobre os processos operacionais

O Watchdoc é destaque entre as soluções do portfólio da Novigo, com funcionalidades estruturadas para o gerenciamento de processos compostos principalmente por fluxos de trânsito documental.

“É ideal para empresas com extensa distribuição geográfica, muitas pessoas e equipes envolvidas e grande volume de papel. Um dos grandes benefícios do Watchdoc é justamente a otimização de todas as etapas operacionais, que só é possível de ser obtida com uma ferramenta de workflow orquestrando todo o processo”, comenta Phelipe Alvarez, diretor Comercial & Marketing da Intervalor Holding.

Além disso, o sistema é capaz de controlar pendências e sinalizar os responsáveis para solução, como por exemplo, a falta de documentos ou qualquer outra não conformidade, para que possa ser rapidamente corrigida, reduzindo a possibilidade de perda ou suspensão do andamento do processo.

Outro benefício que tem atraído o interesse de muitas empresas é justamente a redução de custos agregados. Com documentos digitalizados em excelente resolução, a necessidade de impressão, organização, armazenamento e logística acaba sendo drasticamente reduzido, além de permitir uma auditoria exata de cada etapa do processo. Tudo registrado pelo sistema.

A segurança das informações e imagens que transitam pela web, também é alvo de preocupação constante, principalmente em empresas do segmento financeiro. No Watchdoc, entretanto, os documentos digitalizados não ficam armazenados no dispositivo onde foram capturados, ao contrário, são enviados online para o servidor e são protegidos contra qualquer tipo de alteração. Todo o fluxo torna-se também muito mais seguro em função da configuração de alçadas de acesso e rastreabilidade do histórico, diferente da realidade das operações que utilizam ferramentas de e-mail ou fax.

Uma das novidades apresentadas pela Novigo em relação ao Watchdoc é a versão mobile, com funcionalidades bastante adequadas para operações realizadas fora de uma estrutura física, aplicável, a diferentes necessidades e setores de negócio, como originação de crédito in loco, contratação de serviços e compra de produtos, por exemplo.

A partir de um tablet, é possível capturar assinaturas de forma eletrônica em contratos e fotografar o cliente para comparação com os documentos fornecidos.  A versatilidade da versão mobile demandou ainda mais recursos que para garantir a segurança das transações; um deles é a localização via GPS, que armazena a localização exata onde cada etapa do processo foi realizada. Bastante flexível, todas as funcionalidades podem ser configurada de acordo com a necessidade do usuário.

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