cnte entender que as faturas recebidas fisicamente, as quais serão utilizadas pelo Contas à Pagar da empresa, não necessariamente serão as utilizadas no processo de auditoria e contestação; ao contrário, o ideal é que isto não ocorra.

As faturas utilizadas deverão preferencialmente estar em formato eletrônico e poderão ser baixadas através do acesso ao portal da operadora. Desta forma trabalharemos com um arquivo que espelha a fatura recebida para pagamento, sem gerar dependência nem interferência de um processo no outro.

Neste artigo exploraremos o que é e como pode ser utilizado o portal das operadoras, no auxílio ao processo de auditoria e contestação.

O portal das operadoras

As operadoras oferecem aos seus clientes um Portal com acesso Web, no qual o cliente consegue realizar diversas atividades operacionais e gerenciais, referentes aos contratos de telecom existentes.

No Portal é possível emitir a segunda via da fatura, cadastrar a conta em débito automático, contratar e cancelar serviços, entre outras opções. Em alguns casos, o próprio cliente consegue se cadastrar utilizando os dados da empresa, tais como; CNPJ, razão social, número de conta, tipo de serviço contratado etc. Dependendo da operadora será disponibilizado de imediato o acesso ao arquivo eletrônico da fatura. Em outras situações, o acesso ao arquivo eletrônico pode demorar até sessenta dias para ocorrer. E é este acesso para download do arquivo eletrônico, que nos interessará para a obtenção recorrente das faturas que serão auditadas e, no caso de identificação de erros de cobrança, contestadas.

Normalmente o processo de download do arquivo eletrônico no portal da operadora é realizado de forma manual por fatura e vencimento, o que torna o processo muito demorado caso o cliente possua muitas faturas. Como alternativa, o processo de download pode ser automatizado, através do uso de um Sistema de TEM.

O arquivo eletrônico da fatura é a principal fonte de informação que será utilizada para validar se todos os serviços cobrados estão corretos. Portanto, após concluir o download, é extremamente importante validar se o arquivo foi gerado de forma correta por parte da operadora, o que nem sempre acontece.

Dado a grande quantidade de acessos aos portais das operadoras é muito comum o serviço apresentar lentidão ou ficar indisponível em alguns momentos. Este problema ocorre principalmente no inicio de cada mês, visto que é o período que as faturas começam a ser liberadas. Outro problema muito comum é o fato do arquivo eletrônico não bater com o valor total da fatura para pagamento. Isto acontece por falhas nos sistemas das operadoras ou devido a erros de processos.

Embora apresente eventuais falhas e instabilidades, o portal das operadoras é extremamente útil e necessário na etapa de acesso às faturas de telecom. Mesmo com imperfeições, ainda é o melhor caminho e, por este motivo, deve ser utilizado por qualquer empresa que deseje realizar um processo regular e profissional de auditoria e contestação de faturas de telecom.

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