Para obter eficiência em vendas, é preciso saber equilibrar tempo e esforço, além de usar as métricas e ferramentas certas

A eficiência em vendas é muitas vezes relacionada aos curtos prazos em que Leads se convertem em clientes ou na quantidade de vendas realizadas por um consultor no mês.

No entanto, para o departamento de Vendas alcançar um status de eficiência, é preciso olhar para outros detalhes valiosos nesse ciclo. Entre eles, estão os processos de vendas, o comportamento do consumidor, a fidelização dos clientes, as métricas de avaliação e principalmente as ferramentas utilizadas para chegar nesse objetivo.

Tudo isso parece configurar um longo caminho até o sucesso, não é mesmo? Mas fique tranquilo, pois nesse artigo vamos te mostrar como é possível alcançar e superar o resultado almejado, mantendo a eficiência em vendas e principalmente, a satisfação do seu público-alvo.

O que significa ser eficiente em vendas?

Ter eficiência em vendas é um atributo diferencial para qualquer equipe comercial. No entanto, você já parou para pensar o que esse conceito, que muitas vezes é um status bastante usado, realmente significa?

A palavra eficiência é empregada para representar a capacidade de realizar funções com precisão e de forma hábil, utilizando poucos recursos, sejam eles materiais ou não, como o tempo.

Ou seja, a eficiência é resultado de quando atingimos um objetivo equilibrando os esforços e os prazos disponíveis. Logo, para ser eficiente em vendas, um consultor precisa se planejar e utilizar os recursos com eficiência para atingir os objetivos programados.

Colocando dessa maneira, pode parecer que a quantidade de Leads convertidos em clientes em um curto período de tempo pode ser traduzida como eficiência em vendas, certo?

Não é bem assim, já que ao focar na quantidade de clientes que avançaram no pipeline de vendas, a qualidade do atendimento ficará em segundo plano. E, com isso, existe a possibilidade de um futuro aumento da taxa de churn (cancelamentos), o que pode ser uma consequência de uma compra prematura devido a uma abordagem mais incisiva.

Para entender melhor essa movimentação, é importante realizar o acompanhamento dos clientes, percebendo seus comportamentos, dores e dúvidas. A partir dessa visão mais próxima, é possível retirar insights preciosos sobre a evolução deles no ciclo de vendas e tornar o seu discurso mais claro e eficiente.

Um profissional de vendas eficiente leva em consideração outros aspectos para atingir esse patamar, como:

seguir um processo de vendas bem estruturado;

priorizar as atividades essenciais de sua rotina;

reavaliar suas técnicas de acordo com as metas definidas para o ciclo;

utilizar as melhores ferramentas que estão à sua disposição.

Os fatores que determinam a eficiência em vendas

Já que ampliamos os horizontes, mostrando que outros aspectos influenciam a eficiência em vendas, vamos abordar quais são esses itens. Veja, também, por que você deve levá-los em consideração ao executar as suas atividades comerciais.

Priorizar as tarefas

Embora a principal missão das equipes de vendas seja concretizar as propostas e transformar prospects em clientes, logicamente esta não é a única função dos profissionais.

Afinal de contas, para manter o ritmo de conversões e alcançar a eficiência em vendas, é necessário realizar outras tarefas, como:

organizar a agenda de atividades;

atualizar planilhas e/ou o CRM;

fazer o follow-up com interessados e com pessoas que deram um passo adiante no funil de vendas;

buscar treinamentos e capacitações para manter as técnicas em dia.

Visto o montante de demandas, um perigo constante é incorporar o perfil multitarefas. Assim, diversos processos são realizados ao mesmo tempo, mas nenhum com a atenção devida, o que traz prejuízos futuros.

Logo, os consultores que almejam eficiência em vendas precisam fazer uma boa gestão de tarefas, avaliando quais entre as atribuições que exigem maior tempo e dedicação e que não estão trazendo resultados imediatos. Entenda mais sobre os benefícios do acompanhamento da gestão de tarefas aqui.

Ao elencar quais são os itens primordiais para bater as metas e quais podem ser diluídos na agenda ou delegados, é possível definir uma rotina eficiente seguindo os passos estabelecidos em um processo de vendas, para que o fluxo de trabalho (e as vendas) fluam de maneira natural.

Seguir o pipeline de vendas

Também conhecido como funil de vendas, o pipeline comercial estabelece quais são as etapas pelas quais um cliente passa até a sua decisão de compras. Ele destaca, sobretudo, as ações dos vendedores em cada fase para o convencimento do comprador.

A partir dessa estrutura, temos uma espécie de guia de processos que orienta a equipe de vendas sobre como conversar e abordar cada Lead. Isso vai desde a abordagem dos benefícios do que é ofertado, conteúdos ricos que explicam a importância da aquisição, os testes demonstrativos, as rodadas de negociação e o fechamento do negócio.

Além disso, o pipeline de vendas é um instrumento de acompanhamento do ciclo de vendas, mantendo todos os envolvidos informados em qual estágio do funil o contato se encontra e realizando o follow-up com os clientes.

A verdade é que ao seguir o caminho pensado para a compra/contratação de um software ou produto, o consultor adquire a segurança para aprimorar seu poder de discurso, criar um relacionamento com o público e concretizar uma venda de sucesso.

Definir e analisar as métricas

Estamos em um momento onde os dados trazem informações muito valiosas para o aperfeiçoamento do trabalho e avaliação de resultados. E isso não é diferente quando há a intenção de melhorar a eficiência em vendas.

A criação de métricas de vendas ajuda a responder perguntas frequentes, como:

Será que vamos alcançar as metas previstas para o trimestre?

Como está a performance da minha equipe de vendas?

O meu volume de prospects está próximo do ideal?

Qual a duração média do ciclo de vendas?

Qual a minha taxa de conversão?

A partir dessas questões, conseguimos perceber que o intuito de determinar e visualizar métricas de vendas é entender e melhorar a performance do time comercial.

Com tais índices no horizonte, é possível traçar novas estratégias, testar novos caminhos e criar um dashboard personalizado, no qual todas as informações coletadas durante a execução das atividades podem ser visualizadas em tempo real, aprimorando a gestão do trabalho.

Utilizar ferramentas

A melhor maneira de conquistar a eficiência em vendas a partir dos passos já listados é utilizando ferramentas de gestão que unificam recursos de organização da agenda, sequência de atividades, comunicação com a equipe e permitem a análise da estratégia de vendas.

Com o advento da automação, tarefas habituais se tornaram mais produtivas com os recursos digitais. Dessa forma, saber como usá-las de maneira inteligente faz parte das competências adquiridas por vendedores altamente capacitados.

Eficiência x eficácia em vendas: qual a diferença?

Até pela semelhança gramatical, muitas vezes os termos eficiência e eficácia são confundidos. São até mesmo usados como sinônimos, e no campo de vendas isso também pode acontecer.

Contudo, eles possuem significados distintos e se complementam. Como já mencionamos, a eficiência em vendas está ligada a um lado mais operacional. Ou seja, refere-se a como o vendedor consegue realizar seu trabalho com emprego consciente dos recursos no prazo combinado.

Já a eficácia diz respeito a atingir os objetivos de maneira precisa, seguindo os procedimentos recomendados e por isso envolve todas as etapas do ciclo de vendas, como uma característica mais gerencial.

Ambas as virtudes são importantes para um profissional de vendas e o melhor caminho é combiná-las de forma a atingir resultados expressivos. Com essas duas características, você poderá gerenciar melhor as oportunidades, revisar cada ação no funil de vendas, avaliar suas estratégias por novos ângulos e assim se tornar eficiente e eficaz.

Como mensurar eficiência em vendas?

A resposta para essa pergunta é simples: a partir dos indicadores de desempenho estabelecidos pela sua equipe. Tais índices são com placas de trânsito, que alertam sobre o volume de vendas pretendido, as melhores rotas para alcançar os objetivos e instruem sobre obstáculos que podem interferir na conquista ou fidelização dos clientes. Por isso, é importante os principais indicadores que você não pode perder de vista.

Como já abordamos anteriormente, ao mensurar as métricas de vendas criadas no momento do planejamento, é possível se atentar para as chances de influenciar um processo de decisão de compra a partir das métricas definidas, qualificando o consumidor ao longo da jornada e entregando conversões acima das metas.

As métricas de eficiência em vendas ainda são capazes de aproximar os departamentos de Marketing e Vendas. Assim, fazem com que os Leads entrem no pipeline mais qualificados e preparados para se relacionar com o produto/serviço oferecido, tornando o trabalho da equipe mais natural e por consequência, mais produtivo.

As principais métricas de vendas

Para mensurar a eficiência em vendas, é válido prestar atenção nos seguintes indicadores:

CAC (Custo de Aquisição por Cliente): soma dos investimentos feitos em marketing e vendas dividida pelo número de clientes conquistados no mesmo período.

LTV (LifetimeValue): previsão de lucratividade gerada a partir de todo o período de relacionamento com o cliente.

Tempo Médio de Resposta: período médio do tempo que os vendedores demoram para responder um contato.

Taxa de conversão: indica a porcentagem de contatos que avançaram em cada etapa do funil de vendas.

Quantidade de Leads qualificados: compara o total de Leads gerados com os qualificados identificados pela equipe de pré-vendas.

Ticket médio por vendedor: cálculo que divide a receita do consultor pelo número de vendas realizadas.

ROI (Retorno sobre o investimento): resulta da divisão da lucratividade pela quantidade de investimentos efetuados.

Churn (Taxa de cancelamento): mostra quantos dos clientes que, após a aquisição, optaram por cancelar o serviço.

Tempo de rampeamento: diz respeito a quantidade de tempo para que os novos vendedores atinjam suas metas.

Retenção de clientes: indica a quantidade de consumidores em percentual que se mantiveram o produto/serviço adquirido.

Ferramentas para acompanhar a eficiência em vendas

A utilização assertiva dos recursos é um ponto crucial para atingir a eficiência em vendas e isso significa que é preciso saber investir em ferramentas completas, que conectam recursos dinâmicos e mantém a visibilidade dos dados em tempo real para toda a equipe.

Por isso, acompanhar métricas e resultados é mais fácil usando uma ferramenta de CustomerRelationship Management (CRM) como o RD Station CRM, que permite visualizar o desempenho dos vendedores em tempo real. Com ele, você verifica o desempenho do time e de cada vendedor com relatórios visuais e fáceis de interpretar.

Outro tipo de plataforma que se encaixa muito bem a esse propósito é o software de gestão Runrun.it, que possibilita o acompanhamento das operações da sua equipe de vendas e ainda deixa os consultores na mesma página que o time responsável pela entrega do produto ou serviço vendido.

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