O setor de telecomunicação, assim como qualquer outro, necessita de uma gestão eficaz para garantir sua correta operacionalização, sem que isso gere despesas excessivas e fora de controle. Apesar disso, são muitos os gestores que veem a gestão de telecom como algo secundário e, por isso, deixam de economizar, muito em razão dos chamados ofensores de telecom.
Você sabe o que são ou quais são os ofensores de telecom? Ou ainda como evita-los na sua empresa?
Nesse artigo separamos algumas informações importantes para que saiba do que se trata os ofensores de telecom. E o mais importante, o que fazer para combatê-los garantindo, desse modo, uma gestão mais eficiente na área de telecom da sua organização. Confira!
Ofensores de telecom – O que é?
Considerados um dos maiores responsáveis por custos indevidos dentro de uma corporação, os ofensores de telecom basicamente correspondem as despensas envolvendo a readequação de uma empresa com telefonia e conexão via internet.
Muitas vezes, essas despesas surgem como fruto de uma má gestão de telecomunicação. Ou seja, quando não há um cuidado em relação ao controle dos gastos nesse departamento, os ofensores de telecom começam a surgir e impactar ainda mais os custos mensais da empresa.
E são vários os fatores nos quais esses ofensores podem estar associados. Pode ser uma falta de revisão de contratos feitos pela empresa. Ou então a forma indevida como a equipe vem usando os serviços de telefonia e internet na organização. Até a ausência de um controle mais efetivo sobre os ativos de telecom pode ocasionar no surgimento desses ofensores.
Sendo assim, a melhor forma de reconhecer e evitar que essas despesas desnecessárias apareçam e coloquem em risco o seu negócio, é importante garantir uma gestão de telecom mais atenta. Além disso, outra medida necessária para adotar nesses casos é a realização de uma auditoria interna que ajude sua empresa a identificar quais são os principais ofensores de telecom da sua empresa.
Ofensores de telecom – Conheça os principais vilões dos custos elevados de telecomunicação da sua empresa
Geralmente, é comum que os ofensores de telecom surjam e acabem passando despercebidos pelos olhos dos gestores.
Seja pela falta de tempo ou atenção dos responsáveis pelo gerenciamento do setor de telecomunicação da empresa ao analisar as faturas de telefone ou até mesmo a ausência de conhecimento técnico para identificar quais são esses ofensores, os motivos para isso acontecer são vários.
Mas quando essas falhas no processo de gestão acontecem, eles sempre aparecem, gerando prejuízos as finanças da corporação. Veja abaixo, alguns dos principais ofensores de telecom que podem surgir na sua empresa:
Contratação desnecessária de serviços
Na hora de contratar um pacote de serviços de telefonia e internet, muitas vezes estão inclusos nesses pacotes de serviços que não agregam em nada em termos de benefícios para a corporação e poderiam facilmente serem descartados.
Como exemplo, podemos citar a presença de serviços extras com foco em entretenimento como notícias ou então jogos. São serviços que as operadoras disponibilizam, mas que as empresas podem estar retirando de seus pacotes através de contestação.
Acontece, que na maioria das vezes, a falta de uma gestão de telecomunicação eficiente faz com que esse detalhe passe despercebido e a empresa gaste mais com sua fatura quando poderia eliminar esse ofensor e economizar algumas dezenas ou centenas de milhares de reais por ano.
Uso incorreto do CSP é um dos ofensores de telecom
Na hora de efetuar ligações, muitas empresas acabam usando incorretamente o Código de Seleção de Prestadora (CSP).
É o que acontece por exemplo quando uma empresa usa o código 086 para fazer chamadas quando o código da sua operadora, e que ele deveria usar para não gerar gastos extras ou mesmo economizar em suas ligações, era o código 021.
Ou seja, a aplicação do código errado acaba gerando muitas vezes uma despesa evitável apenas por falta de uma orientação adequada.
Ficar com ativos de telecom em desuso
No setor corporativo, o nível de rotatividade dos profissionais na maioria das vezes é constante. Com isso, pode acontecer do gestor não perceber quais recursos de telefonia estavam vinculados a um funcionário que saiu da empresa ou mudou de departamento.
O resultado disso são mais recursos de telecom ativos, mas sem nenhuma utilidade real para a empresa. E como as operadoras consideram o número de linhas ativas na hora de gerar as cobranças, ficar com recursos sem uso dentro da empresa, mas ativo para a operadora, representa um dos ofensores de telecom que pode ser evitado.
Uso de recursos de telefonia fora do expediente
Todo e qualquer ativo de telecom da corporação somente pode e deve ser usado pela equipe em horário de trabalho. Mas, o que muitas vezes acontece é dessa regra não ser levada a sério por alguns funcionários.
Com isso, o mau uso do celular ou qualquer outro recurso de telefonia acaba acarretando em despesas extras para a empresa. O que é algo facilmente evitável quando se tem a disposição programas de gestão de telecom para um melhor controle e monitoramento desses recursos, como é o caso do MDM por exemplo. Aproveite para conferir um artigo que fizemos sobre MDM nas empresas e entenda mais sobre o assunto!
Uso além do limite estimado no pacote de telefonia
Normalmente, os pacotes de telefonia são adequados para atender as necessidades de consumo de uma empresa.
No entanto, pode acontecer da corporação usar os serviços extrapolando os limites estabelecidos pelo pacote. Como resultado, a operadora pode cobrar algumas tarifas pelo uso excedente, o que sem dúvida irá pesar nas despesas mensais da organização.
Sendo assim, quando este se torna um dos ofensores de telecom comuns na sua organização, é importante antes de mais nada identificar de onde vem esse uso excessivo, se do consumo incorreto dos recursos de telefonia para fins que não seja de trabalho ou então, se o plano contratado não foi o mais adequado para atender as demandas da empresa.
Para isso, contar com um relatório de telecom eficiente faz toda a diferença. Afinal, a partir dele, será possível visualizar com mais clareza todos os dados relacionados ao consumo e rateio de custos, bem como despesas excedentes, entre outros detalhes que possam ajudar a adequar e otimizar o consumo do serviço e, assim, eliminar este ofensor de telecom.
O que fazer para combater ofensores de telecom na sua empresa
Existem algumas medidas importantes que você pode dar para evitar ofensores de telecom na sua organização. E a primeira delas é:
Faça um inventário de TI
Procure elaborar um inventário de TI completo, que contemple todos os equipamentos e também contratos ativos da empresa. Ou seja, faça o mapeamento detalhadado de linhas telefônicas, aparelhos, ramais e até licenças ou programas ativos na sua empresa.
Em seguida, procure relacionar quais setores são os responsáveis por controlar cada um desses ativos. Fazendo isso, você passa a ter uma visão macro de todo o cenário e, então, terá condições de estabelecer quais ações tomar para combater com efetividade todos os ofensores de telecom presentes no seu negócio.
Promova a desativação de recursos de telecom não utilizados
Como já dito, equipamentos e serviços em desuso nas empresas é sinônimo de gastos extras. Por isso, é importante ficar atento quanto a isso. E monitorar os recursos que não estão sendo mais usados na corporação para providenciar a sua desativação.
Somente dessa forma é possível evitar que linhas ou dados que não estão mais sendo usados pela organização continuem sendo cobrados pelas operadoras.
Realize auditoria nas faturas e evite ofensores de telecom
Outro cuidado importante para evitar ofensores de telecom na empresa é fazer uma auditoria nas faturas. Por meio dela, é possível analisar minuciosamente as faturas de telefone, celular e internet, como esses recursos estão sendo utilizados pela empresa.
Assim, através da auditoria, os gestores conseguem identificar com maior clareza se o atual plano ou pacote de telecom está realmente atendendo suas expectativas. Ou se está na hora de adequar ou mudar de plano e até quem sabe de operadora. Afinal, nenhuma empresa quer ficar pagando por serviços que não estão sendo úteis para alcançar seus objetivos corporativos, certo?!
Defina regras quanto ao uso dos ativos de telecom
Contar com uma boa política de uso dos recursos e serviços de telefonia, sobretudo os que envolvem mobilidade corporativo é importante. Sobretudo quando se pensa em eliminar ofensores de telecom e otimizar custos nas empresas. Aproveite para conferir um artigo que fizemos sobre o assunto e entenda mais sobre como implementar uma política de telecom no seu empreendimento.
Invista em gestão de telecom eficiente para combater ofensores de telecom
Por fim, mas não menos importante, considerar a promoção de uma gestão de telecom mais eficiente sem dúvida é uma das medidas que pode ajudar você a otimizar seu fluxo de despesas mensais com telefonia.
Seja fazendo o rateio de custos no setor, ou então uma auditoria das faturas, gerenciando as confirmações de pagamentos e contratos, elaborando um plano de uso dos ativos de telecomunicação mais assertivo, entre outras formas.
A verdade é que ofensores de telecom são apenas um dos elementos que evidenciam o quanto uma boa gestão em telecomunicação é importante. E que pode impactar positivamente gerando não só mais controle na gestão de despesas, como mais economia para corporação. Portanto, invista em uma boa gestão e evite que esses custos extras que ficam mascarados em meio a sua rotina lhe impeçam de evoluir e ter solidez em seu mercado de atuação!
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