A transformação digital começa por meio das pessoas, no mundo físico. A verdadeira transformação acontece antes, com o planejamento, na construção ou reestruturação dos processos e na liderança da gestão.

Antes de continuar, é importante ter conhecimento que a transformação digital não é somente para empresas de tecnologia. Ela pode ser para qualquer empresa que tiver disposição de fazer essa mudança. Porém, deve-se incluir a empresa toda, não só a área de tecnologia ou a um grupo restrito. Todos precisam estar no estado do flow digital.

A essência de ser digital se trata de melhorar a experiência dos nossos clientes e ter mais produtividade. O objetivo é resolver problemas e atender as necessidades dos clientes.

Criar um e-commerce depois ou durante uma crise, fazer um upgrade de plataforma, ter um chatbot que responde somente a respostas prontas, do tipo selecione 1, 2 ou 3, um site novo ou renovado, um robô que responde “oi tudo bem? Posso ajudar?”, que alguém responde após horas de espera ou abrir uma conta naquela rede social do momento não credencia sua empresa como digital. Sua empresa ainda não é digital. No máximo tem algumas ferramentas “legais”.

O cliente percebe que há somente uma fachada moderna com papel de parede bonito, mas por trás daquela parede é tudo oco e nada funciona direito como deveria ser antes dele conhecer a empresa e depois não tem mais volta. Talvez sim, com a devolução, ou então um pedido de logística reversa.

Transformação digital passa por uma mudança radical. É mais profundo, requer o investimento de tempo, recursos financeiros e aplicação de mudanças significativas na cultura e na gestão da organização.

Se você achava que transformação digital era somente sobre implantar mais uma tecnologia ou um novo software na empresa e pronto, achou errado. Não só de software vive a humanidade. O que fazer então?

Além de implementar uma mentalidade digital na cultura da empresa, três pontos são fundamentais para revolucionar a transformação em nossa empresa.

1 – Planejamento estratégico

Por que a empresa existe? Aonde ela quer chegar? Quais são os seus princípios? Missão, visão e valores devem ser claros para todos na empresa. Todos! Os clientes também precisam ver isso.

Analisar os aspectos internos e externos, estudar os pontos fortes e fracos que influenciam direta ou indiretamente nos processos da empresa. Faça uso da análise SWOT, vai ajudar a encontrar as respostas.

Se você não sabe para onde quer ir, qualquer caminho serve. Se você pensa diferente, então chegou o momento para definir as metas e objetivos. Cada um deles precisa ser específico, mensurável, alcançável, relevante e ter prazo para conclusão. Neste ponto, a ferramenta SMART vai auxiliar a chegar lá.

A fé sem ação é morta. Toda boa estratégia só acontece se houver execução. Esse é o momento de definir os papéis de cada pessoa do nosso time e os recursos necessários para colocar em prática o plano de ação. Neste sentido pode-se fazer uso da ferramenta 5W2H, definindo o que, porque, onde, quando e quem irá fazer, além de como fazer e quanto custa fazer.

Mensurar e acompanhar os resultados é um dos itens mais importantes do ciclo de planejamento estratégico. É por essa etapa que saberemos se nossas ações estão surtindo o efeito desejado. E, se não tiver, deve-se retornar à etapa de análise para ajustar o plano e seguir em busca dos nossos objetivos.

Existem várias formas de medir e acompanhar indicadores e resultados. É possível utilizar ferramentas como o Balacend Scorecard, o uso de KPIs (Key Performance Indicator, ou indicadores-chave) e também o método OKR (Objectivesans Key Results, ou Objetivos e Resultados Chave. Este último, aliás, ficou famoso por ter sido adotado por empresas como o Google e Amazon, e pode ser para sua empresa — PME’s também podem adotá-lo.

2 – Infraestrutura

Algumas empresas e empreendedores só veem a área de tecnologia como um mal necessário. Compreender que investimento em tecnologia não é um gasto, e sim um investimento, já pode ser considerada uma evolução.

Ter uma boa infraestrutura e integração entre áreas, clientes e ferramentas é essencial para realizar uma transformação digital.

Para que a mudança aconteça considere a necessidade de investir em softwares, hardwares, redes, instalações e equipamentos. É essencial fornecer uma base sólida para sustentar todos os sistemas de informação da sua empresa.

O que muda com esse investimento?

Produtividade: a tecnologia facilita o controle e a gestão dos processos, tornando-os mais dinâmicos. Além de gerar engajamento do time, faz com que eles tenham tempo para realizar atividades mais estratégicas.

Direção: ajuda a tomar decisões mais precisas e mais rápido. Isso porque a informação que você precisa para analisar os fatos e dados da sua empresa estará pronta a qualquer momento e em qualquer lugar.

Qualidade: ter fluxos bem definidos e padronização das atividades ajuda a produzir com mais foco e gerar mais resultados. A consequência disso é a redução de retrabalhos e a elevação da qualidade dos produtos e serviços que ofertamos aos nossos clientes.

Custos: quem gosta de pagar mais caro? Acho que ninguém, não é mesmo. Os pontos acima contribuem para reduzir os custos operacionais e isso reflete positivamente no balanço financeiro da empresa. Clientes satisfeitos e caixa positivo.

Como fazer?

Faça uma análise e uma diagnóstico da situação atual da empresa, levantado a necessidade do apoio de que cada área ou setor precisa em relação a tecnologia. Em seguida, encontre fornecedores que atendam aos requisitos com soluções adequadas para o momento e o contexto da sua empresa.

Leve em conta a escalabilidade das soluções. Você não vai querer mudar tudo de novo caso precise aumentar ou diminuir a demanda. Portanto, essas soluções devem se adaptar conforme o crescimento e desenvolvimento da empresa.

Lembre-se também que tecnologia necessita de manutenção para se manter saudável em condições de suportar o amadurecimento da sua organização. A renovação das tecnologias é uma constante.

3 – Liderança e gestão

O fator principal da transformação começa com a liderança. Ela deve trazer a mudança de dentro para fora, se capacitar, identificar os pontos onde pode evoluir e fazer parte da mudança.

A liderança deve ter plena consciência de que é preciso mudar, acompanhar a evolução das etapas e participar ativamente da transformação.

Alguns simplesmente querem, mas não fazem o que é necessário. Terceirizam a culpa para outras pessoas por uma fase ruim e não cumprem o seu papel de entender, aprender e participar da mudança — parecem viver em outro mundo. Se você é um dos gestores ou administradores de uma empresa, deve vivenciar a transformação junto com a sua equipe. Portanto, incentive e seja um exemplo.

A receita fundamental da transformação digital é o equilíbrio entre tecnologia, processos e pessoas. Cada um desses pilares não suportam toda a carga sem os outros pilares.

Transformação digital é sobre transformação interna. O que se faz bem internamente se reflete lá fora na percepção dos seus clientes. Se a sua empresa ainda não chegou nesse nível, que seja uma empresa autêntica, firme na batalha diária. Siga em frente com as ferramentas que possuir no momento e busque sempre melhorar, nem que seja 0,1% a cada dia.

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