Por: Douglas Silva

Qual deve ser o tamanho do time de vendas da minha empresa? Essa é uma dúvida comum entre gestores de organizações que atuam em diferentes setores do mercado. A verdade é que determinar o tamanho da equipe de vendas não se trata mesmo de uma tarefa tão simples. Não é apenas uma questão de matemática – e, se fosse, seria um tanto complexa. A definição depende de vários fatores e demanda uma boa análise da situação.

Antes de chegar a uma conclusão sobre o número ideal de profissionais no seu time de vendas, outros questionamentos precisam ser feitos e respondidos. Eles envolvem principalmente a determinação das metas a serem alcançadas e a capacidade dos vendedores e líderes. Além disso, há de se levar em consideração também a estrutura de outros departamentos da empresa, por exemplo.

Portanto, para conseguir responder a esta pergunta, antes de mais nada, é preciso tocar em outras questões fundamentais. É isso que pretendemos fazer neste artigo. Continue lendo para entender como tomar decisões assertivas em relação ao tamanho da equipe de vendas!

Estabelecendo as metas do seu time

Como saber qual deve ser o tamanho do time de vendas se não existe definição sobre as metas a serem atingidas por esses profissionais? Parece evidente que, para chegar a esse número, é necessário entender, em primeiro lugar, quanto a empresa precisa vender.

Quais critérios e métodos você utiliza para definir as metas do meu time? Sabemos que estabelecer metas claras e objetivas é um dos pilares do sucesso em vendas. Para cumprir essa tarefa, porém, não basta “pensar alto”: as metas devem ser baseadas nos objetivos de crescimento da empresa e em cálculos que respaldam esses propósitos.

As metas de vendas devem ser os objetivos da organização expressos em resultados, como números de clientes, unidades vendidas ou faturamento para um período determinado. No entanto, faz parte da definição das metas estabelecer também passos menores dentro do processo para que elas sejam alcançadas. É isso que costuma ser chamado de “mentalidade processual”.

A ideia é manter os representantes de vendas responsáveis por metas diárias, semanais ou mensais menores do que as grandes metas anuais. Esse “esquema” aumenta a probabilidade de eles atingirem os números que são as metas finais.

Metas menores permitem que os vendedores se sintam motivados e criem mais confiança. Foi o que constatou um estudo realizado por pesquisadores da Universidade de Harvard. A investigação revelou que o desempenho nesses casos pode melhorar em 30% – o que é uma porcentagem bastante significativa se pensarmos em termos de vendas.

Além disso, metas específicas também auxiliam no acompanhamento da evolução do processo de vendas. Desse modo, é possível identificar pontos fracos, trabalhar dificuldades e, se necessário, até pensar em mudar de estratégia para melhorar os resultados.

5 passos para definir as metas da sua equipe de vendas

1 – Calcule a meta de vendas mensal

As metas mensais de vendas de uma empresa devem estar alinhadas aos objetivos anuais da corporação. Para calcular as metas mensais, é preciso, portanto considerar a receita anual que se deseja alcançar. Não se pode, porém, esquecer de levar em conta as flutuações sazonais ou de pessoal. É necessário que essas situações já estejam previstas e as metas ajustadas para que não haja perdas em relação ao resultado final.

2 – Aposte em metas progressivas

Em inglês, isso seria chamado de “waterfall goals” (“metas em cascata”, na tradução literal). A ideia aqui é que você estabeleça metas progressivas para a sua equipe. Por exemplo: se os seus representantes enviam 50 e-mails por semana e você deseja que eles dobrem essa quantia, não duplique imediatamente a meta. Aumente gradualmente esse número: 60 e-mails na próxima semana, 70 na seguinte e assim por diante. Essa estratégia é essencial para manter a motivação – e os resultados – dos colaboradores.

3 – Defina as prioridades

Embora possam existir várias metas a serem alcançadas para se chegar a um objetivo final, é preciso definir prioridades. Isso significa determinar quais delas têm um valor mais alto na escala do processo de vendas. Essas serão aquelas que a sua equipe deverá cumprir antes das restantes. “Sequenciar” faz com que os representantes não tenham que atender a todas as metas de uma só vez, mas se preocupar com as mais importantes para o resultado final.

4 – Transforme números em tarefas

Muitas vezes estabelecer uma meta numérica nem sempre é efetivo, pois não se trata de algo tão concreto. Transformar números em tarefas específicas pode ser uma boa estratégia. Então, se o vendedor precisa fechar R$ 10 mil em vendas no mês, tente converter essa meta em atividades. Estas serão as tarefas que ele precisa cumprir para chegar lá: mandar X e-mails; fazer X telefonemas; realizar X reuniões.

5 – Estabeleça metas desafiadoras

Esta é uma estratégia que não funciona para todos os profissionais do seu time de vendas, mas pode dar certo em alguns casos. É verdade que se um representante alcança as metas mensais com muito esforço e pouca folga, estabelecer metas mais desafiadoras traria apenas mais ansiedade. Por outro lado, aqueles que demonstram alto desempenho podem encarar metas mais ousadas. É claro que elas devem ser realistas, mas isso irá incentivá-los a fazer ainda mais.

E a meta individual de cada vendedor?

Normalmente, a grande maioria das empresas já estabelece metas de vendas individuais para os funcionários. Essa definição é baseada em quanto cada vendedor precisa vender para atingir a meta de faturamento total da empresa. Ela resulta nas “sales quotas” ou cotas de vendas, que são os desdobramentos das metas por vendedor ou território.

No entanto, de nada serve determinar essas metas individuais sem monitorar o seu cumprimento. Somente dessa forma é possível saber também quanto cada vendedor consegue gerar por mês. O monitoramento da progressão das metas é uma parte fundamental do processo de vendas. Na verdade, elas não têm utilidade se não estiverem sendo monitoradas.

Esse acompanhamento, sobretudo dos resultados individuais, é essencial para definir o tamanho da equipe de vendas. O progresso pode ser acompanhado por meio de um painel que fique acessível e à vista de todos. Contudo, ferramentas mais antigas, como uma planilha do excel, também servem. O importante é que os vendedores insiram seus números regularmente no quadro ou na tabela.

O monitoramento permite que você identifique alguma dificuldade individual em relação ao cumprimento das metas. Nesse caso, se alguém da equipe não atingir os números semanais, uma conversa pode evitar que isso não se torne um impedimento para o alcance da meta mensal.

Cabe ressaltar, ainda, que esse controle é determinante em relação à questão do tamanho do time de vendas. Através dele também é possível identificar a necessidade de aumentar a equipe, se a maioria dos vendedores não está dando conta das metas, ou até de reduzi-la, caso haja “sobra” para isso.

Por que é importante dimensionar o time de vendas

É inevitável constatar que o setor de vendas é o principal responsável pela receita de uma empresa. Por essa razão, é primordial ter o número certo de representantes para gerar ofertas suficientes para atingir as metas do negócio. Mas, também é preciso ter em mente que dimensionar a equipe de vendas não é importante apenas para o alcance das metas de faturamento da empresa.

Acertar no tamanho do time de vendas também reflete no sucesso do negócio de outras formas. Imaginemos, por exemplo, que você possui muitos vendedores que conseguem atingir as metas com pouco esforço. Isso significa que a empresa está tendo despesas desnecessárias, pois uma equipe menor que trabalhasse mais poderia ter os mesmos resultados.

Bons vendedores são profissionais valiosos e representam um alto custo para a corporação. Por isso, é indispensável saber definir o tamanho da equipe de vendas e não ter mais representantes do que o necessário, mas sim obter a melhor performance daqueles que fazem parte do time.

Além disso, realizar esse questionamento e estabelecer esse número de forma planejada também permite que sejam respeitadas a missão da empresa e a estrutura corporativa desejada. Até porque ela é composta também por outros profissionais e setores que possuem suas próprias demandas.

O certo, nesse caso, está relacionado fundamentalmente com buscar o equilíbrio na formação do grupo de vendas. Construir uma equipe ágil, adaptável e escalável significa necessariamente ter um time equilibrado. Trata-se de encontrar a proporção ideal de vendedores para que a empresa possa atingir os seus objetivos sem que haja perdas ou gastos que poderiam ser evitados.

Como definir o tamanho do time de vendas

Normalmente, o tamanho da equipe de vendas é definido a partir da segunda parte da equação: como vimos, da meta de faturamento e crescimento da empresa para um determinado período. Com essa definição, se elabora um modelo de capacidade adequado que leve em consideração as cotas de vendas, o desgaste dos funcionários, o tempo necessário, etc.

Contudo, há de se analisar também o contexto. Ele é especialmente importante, pois, em muitos casos, estimar a capacidade de uma equipe é extremamente complicado. Isso acontece principalmente em empresas novas, quando ainda não há dados concretos de um monitoramento de desempenho e resultados.

Por essa razão, em muitas situações a definição do tamanho da equipe de vendas também deve passar pela análise de um modelo baseado em referências reais do setor. Esse modelo deve ser composto por dados concretos sobre a aparência real das empresas. O problema é que essas informações não costumam estar disponíveis e, quando estão, nem sempre são confiáveis. Sendo assim, muitas vezes as organizações precisam investir em uma pesquisa específica que resulte na criação de um modelo próprio.

Cálculo do tamanho da equipe de vendas

Nesse sentido, a definição do tamanho da equipe de vendas também deve estar de acordo com uma avaliação da dimensão de mercado e do seu espaço de atuação. Porém, em vez de basear essa estimativa apenas em receitas ou vendas, você pode avaliar o total de reuniões presenciais de negócios realizadas pelos vendedores do setor.

Essa abordagem alternativa pode ajudar a medir o tamanho ideal do seu time sem a interferência de questões difíceis de prever, como mudanças nos negócios e surgimento de oportunidades. Para fazer esse cálculo que também pode ajudar nesse desafio, listamos algumas dicas:

Calcule o número total de vendedores

Comece calculando o número total de vendedores que operam no seu mercado. Ou seja, a soma dos vendedores que você emprega e daqueles empregados por seus concorrentes.

Busque estimar o número de reuniões de negócios realizadas

Liste o número de reuniões presenciais de desenvolvimento de negócios realizadas por um vendedor médio em seu mercado. Pode parecer complicado, mas é mais fácil do que parece. Reúna-se com os vendedores e analise o seu cronograma através do calendário ou agenda que eles realmente utilizam no dia a dia. Depois, entreviste pessoas que operam nas equipes de vendas dos concorrentes para descobrir se esses outros ambientes de venda têm estrutura semelhante à sua.

Entenda quantas reuniões você pode fazer a mais a curto prazo

Defina a quantidade de reuniões de vendas que você pode realisticamente esperar ganhar a curto prazo. Seja conservador e lembre-se que, mesmo sendo líder de mercado, os seus clientes ainda farão contato com os vendedores da concorrência de vez em quando.

Divida o produto dos três primeiros pela capacidade dos vendedores

Finalizando o cálculo, você deve dividir o produto dos três primeiros números levantados pela capacidade média dos seus vendedores.

O resultado será provavelmente mais realista do que os cálculos tradicionais. Se você estiver definindo o tamanho da equipe de vendas, vale a pena ser conservador ao estimar as necessidades da empresa. É melhor começar com uma equipe pequena e concentrar-se em levar ela a 100% de rendimento do que se esforçar para manter uma equipe maior ocupada.

Sua empresa tem o número certo de vendedores?

A composição e a estrutura de uma empresa dependem de vários fatores: tempo de existência, estratégia de mercado, público-alvo, etc. Por essa razão, é muito difícil responder “qual a porcentagem do número de funcionários da minha empresa deve estar em vendas”?.

Porém, algumas diretrizes básicas podem ajudar a encontrar formas de responder a essa questão. Há de se considerar, por exemplo, que o tamanho da equipe de vendas muda à medida que a empresa cresce. De acordo com uma pesquisa realizada pela Insight Squared, o time de vendas costuma diminuir conforme a organização cresce.

Pode parecer contraditório, mas é compreensível, dado que empresas jovens e pequenas têm metas ambiciosas. Por isso, para se estabelecer no mercado, elas investem no departamento de vendas e essa é uma das primeiras unidades funcionais a ter um aumento no número de funcionários.

Contudo, a proporção da equipe de vendas em relação ao número total de funcionários é reduzida depois que esses negócios se estabilizam. Quando chegam a um nível de receita recorrente, outros departamentos tendem a crescer proporcionalmente. Em pequenas startups, a equipe de vendas pode representar 40% do quadro de colaboradores.

No entanto, não podemos esquecer que os produtos ou serviços precisam, sempre e de qualquer modo, ser vendidos para que uma empresa sobreviva. Por isso, em empresas já estabelecidas, a proporção costuma ser de cerca de 20%.

Outras questões que devem ser analisadas

Sabendo quanto a empresa precisa faturar, quanto cada vendedor consegue vender e fazendo uma análise da dimensão do negócio, torna-se mais fácil definir o número de vendedores de que a sua equipe necessita. No entanto, há também outras questões que precisam ser consideradas para chegar a essa decisão.

A primeira é referente ao próprio departamento de vendas. Não faz sentido ter uma equipe grande e poucos gestores para planejar, orientar e monitorar os resultados. Por isso, cabe estimar também quantos funcionários cada líder de vendas consegue gerenciar.

A contratação de novos colaboradores implica na necessidade de onboarding e treinamento. A empresa dispõe de pessoas capacitadas e de recursos para atender a essa demanda? Sem recepção e integração adequadas e uma formação específica, contratar vendedores pode se tornar um gasto sem retorno concreto.

Por fim, outro ponto que deve ser levado em conta tem relação com o setor de marketing. Como se sabe, ele deve atuar lado a lado com o departamento de vendas para que as metas da empresa sejam alcançadas. Por isso, os dois times devem estar alinhados e o marketing precisa conseguir gerar demanda suficiente para todos os vendedores.

Você está incentivando a sua equipe?

Antes de decidir aumentar o tamanho do time de vendas, um gestor também deve se questionar sobre o incentivo que a empresa está dando para o cumprimento das metas. Está comprovado que funcionários motivados apresentam um desempenho muito melhor.

Então, se a produtividade da equipe não está respondendo às expectativas, também é possível pensar em novas formas de reconhecer os vendedores pelo seu trabalho. O seu time recebe algum tipo de bônus ou premiações ao cumprir metas? O ideal é descobrir qual é o tipo de recompensa que mais motiva os seus representantes.

Como vimos, a equipe de vendas tem um papel fundamental para os negócios e nenhuma empresa sobrevive sem investir minimamente no setor. Dimensionar o time de modo bem embasado por cálculos e questões pertinentes é a melhor maneira de afirmar a importância das vendas e estimular um investimento maior por parte da organização.

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