Por: Silvana Torres

O cenário: sua empresa tem sede em São Paulo, local onde você trabalha. Existe uma indústria importante, que você adoraria que se tornasse sua cliente. Entretanto essa empresa está situada em uma região no interior de Santa Catarina, muito próspera, mas mal atendida por aeroportos. Sua opção seria pegar um avião até Florianópolis, locar um carro e fazer mais umas 5 horas de estrada ou um ônibus.

Seu dilema: como prospectá-los? A ideia da viagem dá uma “certa” preguiça e você pensa se a tecnologia poderia ajudar. Mandar um e-mail seria uma opção.

Minha opinião: NÃO! O melhor que você pode fazer é abrir um espaço na sua agenda e ir até o possível cliente. Estando lá, antes de se despedir e já conhecendo as pessoas com quem deverá retomar o contato, sim você pode perguntar que outra forma de contato eles costumam ou preferem usar.

Opções:

1) E-mail – diria que hoje, esta é a primeira opção da maioria.

Vantagens: baixo custo, a facilidade e agilidade dos smartphones, o fato de ambos conseguirem escrever com calma, na sua hora e não dar a impressão de estarmos atrapalhando.

Desvantagens: se você for ansioso (a), aguardar a resposta do e-mail pode ser uma tortura. Pior é mandar o e-mail e ligar em seguida para saber se foi recebido ou para obter a resposta.

Um estudo realizado por três pesquisadores de diferentes universidades dos EUA (New York University, University of Chicago e University of Illinois) testou a eficiência de comunicar emoções (tristeza, raiva, sarcasmo, seriedade) por e-mail, telefone ou presencialmente. O e-mail mostrou a maior tendência a superestimar a mensagem. Ou seja, e-mails facilitam erros de compreensão de sentimentos e podem causar mais problemas que soluções quando o assunto for estreitar relacionamentos e compreender a situação.

Sugestão: utilize o e-mail para reforçar mensagens objetivas e comprometer a outra parte, sobre assuntos que tenham sido tratados em alguma conversa, presencial ou por telefone e termine sempre com uma pergunta.

Exemplo: “Caro Fulano, agradeço pelo seu tempo hoje, nossa conversa foi excelente para meu entendimento de suas necessidades e expectativas. Gostaria de confirmar se entendi exatamente o que faria com que nossa parceria seja um sucesso. Se nós conseguirmos lhes entregar XX produto, no valor de R$ XX, com prazo de entrega YY, isso lhes atenderia bem?”

2) Telefone ou conference call – uma boa opção caso não consiga ir pessoalmente.

Vantagens: é mais fácil entrar em sintonia com a outra parte,  interpretar a voz e obter mais informações que ajudem a sentir se a pessoa está interessada, se tem pressa no fechamento, se é mais racional ou emotiva, lenta ou rápida.

Desvantagens: o custo da ligação, a dificuldade de conseguir falar com a pessoa decisora, com calma.

Sugestão: primeiro saiba bem o que vai dizer, não se empolgue na apresentação da sua empresa, estude bem o cliente e depois de uma breve apresentação, faça uma pergunta de sondagem que demonstre que você está bem preparado. Só depois de estar preparado, seja persistente e criativo para conseguir fazer o contato.

3) Skype ou outra forma de videoconferência

Vantagens: também uma ótima opção em relação a custo, que possibilita a interpretação da linguagem corporal, facilita a troca de informações e a aproximação.

Desvantagens: nem todos se sentem confortáveis com a ferramenta, neste caso a tecnologia às vezes atrapalha, o link cai, etc.

Sugestão: sugira a ferramenta e veja a reação do cliente, teste antes de começar a reunião para ter certeza que a tecnologia vai ajudar e não atrapalhar, cuide para não haver interrupções, barulhos externos que tirem a atenção do assunto principal.

4) Mensagem instantâneas (SMS, WhatsApp, MSN)

Vantagem: agilidade.

Desvantagem: limitação das informações e percepções.

Sugestão: utilize apenas para confirmações ou perguntas, assuntos breves e objetivos. Qualquer coisa fora disso pode ser um “tiro no pé”.

Bons negócios!

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