Otimizar é o ato de criar condições favoráveis para se tirar o maior proveito de alguma coisa. Que gestor não quer otimizar seu negócio?

Veja, a área de atendimento é uma das mais otimizáveis atualmente, pois temos a tecnologia como nossa aliada e dessa forma podemos fazer mais com menos e, é claro, mantendo — às vezes, até aumentando — o padrão de qualidade.

Quer saber como oferecer um atendimento de mais qualidade gastando menos? Então continue a leitura!

COMO CALCULAR OS CUSTOS DE ATENDIMENTO

ETAPA 1 – DIAGNÓSTICO

Antes de sequer pensar em como reduzir os custos, você precisa ter consciência sobre quais são os custos que você tem hoje, como e porque eles ocorrem, pois isso lhe dará uma visão macro e lhe permitirá identificar com mais facilidade o que pode vir a ser otimizado.

ETAPA 2 – RELAÇÃO DE GASTOS

Com o diagnóstico em mãos, chega a hora da análise crítica sobre ele, ou, em outras palavras, fazer a relação dos gastos: quais recursos estão sendo mal-empregados, qual é o salário dos funcionários, custo com ferramentas pagas (como softwares, armazenamento em nuvem, etc), despesas com infraestrutura (água, luz, internet, operadora telefônica, etc), treinamentos, etc.

ETAPA 3 – RESULTADOS

Com a relação de gastos em mãos, você deve analisar os resultados que você consegue ter com esses gastos, por exemplo:

Quantos tickets cada operador consegue atender por dia?

Qual é a taxa de resolução no primeiro contato com o cliente?

Ter ciência sobre essas informações é essencial para averiguar se existe algum espaço para melhorias nos quesitos de tempo de espera e produtividade.

ETAPA 4 – CUSTO POR TICKET

O “Custo por Ticket” é o principal indicador que você deve observar. Para calculá-lo é muito simples, basta fazer a seguinte conta:

custo por ticket = custo total da operação de atendimento em um período X / número total de tickets solucionados nesse período.

ETAPA 5 – FINALIZAÇÃO

Após fazer essa análise em etapas, você será capaz de avaliar se sua operação vai bem ou mal e também poderá comparar seus dados com os de empresas do mesmo segmento que o seu. Tudo isso servirá de base para você montar as estratégias de otimização.

COMO OTIMIZAR O ATENDIMENTO PARA DIMINUIR OS CUSTOS

Lembra do conceito de otimização? Então! Você deve criar condições favoráveis para tirar maior proveito da sua operação, e existem duas maneiras mais práticas de se fazer isso: cortar gastos mal-empregados e evoluir a operação de forma a fazer com que os atendentes consigam atender mais pessoas em menos tempo e sem sobrecarga de trabalho.

A questão de não sobrecarregar os colaboradores é muito importante, pois se eles estiverem exaustos e insatisfeitos com o trabalho, a produção cai drasticamente bem como a qualidade do atendimento. Isso se eles não se demitirem antes, o que causa mais transtornos e mais gastos para encontrar uma nova pessoa e capacitá-la. O bem-estar da equipe é essencial.

Agora vamos para as dicas de ouro para você aplicar na sua operação e otimizar os processos:

Ofereça atendimento automatizado: é rápido, prático, está sempre disponível 24h por dia 7 dias por semana e os clientes adoram! A melhor forma de fazer isso é através de robôs de voz e chatbots, como o Tactium BOT.

Sempre deixe um FAQ à vista dos seus clientes: o FAQ consiste em uma lista de respostas para as perguntas mais frequentes feitas pelos clientes (você pode disponibilizá-lo no seu site e redes sociais).

Diversifique e integre os canais de atendimento: o cliente atual gosta de ter opção! Opção para ser atendido e realizar a compra na plataforma que ele preferir e de maneira prática, por isso, a melhor estratégia é oferecer um atendimento omnichannel, como o Tactium OMNI.

Tenha registro do seu histórico de atendimento e dados dos clientes: para isso, nada melhor do que uma plataforma que operacionaliza e gerencia os atendimentos. Conheça já o Tactium IP!

CONCLUSÃO

Oferecer um bom atendimento é importante não só para aumentar a satisfação dos clientes e fidelizá-los, mas também para garantir a boa produtividade da equipe e um agradável clima organizacional dentro da empresa. Oferecer um melhor atendimento é apenas questão de planejamento e prioridade, pense bem: talvez seu produto/serviço não seja o melhor, mas o seu atendimento pode ser e isso lhe destacará no mercado.

Quer elevar o nível do seu atendimento e atrair mais clientes? Entre em contato conosco! Ficaremos felizes em lhe ajudar.

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