A gestão de atendimento tem o objetivo de garantir uma administração mais eficiente das atividades que são relacionadas ao contato com um cliente. Isto é, cada informação coletada por meio do atendimento ao cliente deve ser reportada e monitorada para que o processo seja mais produtivo e não comprometa as próximas ligações.

Para que haja uma gestão de atendimento mais dinâmica, é necessário não só investir na capacitação pessoal dos funcionários que cumprem a função, mas também investir em tecnologias que auxiliam nessa tarefa.

Como otimizar e reduzir o tempo de ligação?

Para garantir uma excelente gestão de atendimento, a equipe deve saber como deve se posicionar diante de demandas nas ligações, assim como devem se portar ao lidar com o público.

Nenhuma informação durante a ligação deve ser perdida ou desperdiçada, pois esses dados podem fazer diferença para o banco de dados da empresa e até mesmo em relação ao cliente, caso ele solicite alguma informação no futuro.

Essas medidas poderão fazer com que os atendentes sejam mais ágeis e, com isso, reduzir o tempo de atendimento.

Logo mais, veremos algumas dicas e insights sobre como uma ligação eficiente pode contribuir para melhorar a gestão de atendimento.

Identifique rapidamente o cliente

Quando o atendente recebe uma chamada é possível identificar qual cliente está ligando para a empresa antes mesmo de dar início ao atendimento.

Esse método pode fazer com que a qualidade do atendimento seja superior e faça com o tempo utilizado em uma ligação seja muito menor e os problemas sejam resolvidos mais rapidamente.

Logo, o atendente estará capacitado para atender outra ligação sem uma demanda de tempo com preenchimento de cadastros ou com perguntas que já foram respondidas.

Registre informações e detalhes importantes no atendimento

Em todos os contatos feitos é importante registrar e atualizar as informações dos clientes para que o atendimento seja mais ágil e eficiente.

O histórico e os detalhes registrados fazem com que os atendentes saibam como lidar com o cliente e também como oferecer a melhor solução para o problema dele.

Essa simples medida diminui drasticamente o tempo de atendimento, além de mostrar que o atendente realmente conhece e sabe atender as suas necessidades.

Ofereça tutoriais e guias práticos

Quando a demanda de informações é repetitiva e frequente, vale muito a pena pensar em oferecer tutoriais ou guias para reduzir o tempo de atendimento.

Essa medida pode ser uma excelente opção para atendimentos nos quais o próprio cliente pode resolver um problema sozinho e sem a interação total com um atendente.

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