O CRM, Customer Relationship Management, é tudo o que sua empresa faz para manter um bom relacionamento com o cliente e potenciais clientes, evitando perdas.

Para aplicar as práticas de CRM para escritórios de advocacia, é preciso analisar o cenário e estruturá-lo se precisar. Depois, encontrar uma plataforma que o ajude a manter a gestão organizada e eficiente.

Importância do CRM para escritórios de advocacia

Advogados trabalham com a imagem de seus escritórios, precisam transmitir credibilidade e confiança para ganharem novos clientes e fidelizá-los. É nessa jornada que entra o CRM, que é toda a estruturação e aplicação da estratégia de relacionamento que sua empresa terá com as pessoas.

Para começar a aplicar os conceitos de CRM em seu escritório de advocacia é preciso reservar um tempo para analisar a atual situação e estruturar processos. O passo a passo para isso deve ser:

Analise a situação atual

Veja como está o relacionamento com os seus clientes no momento e anote pontos bons (para manter) e pontos ruins (para melhorar). Também analise o relacionamento com quem ainda não é cliente, se houve perdas de oportunidades e porque aconteceram.

Revise os processos

Por trás de uma boa estratégia de CRM sempre há um processo organizado e sólido. Como acontece a trajetória do seu cliente desde que ele entra em contato pela primeira vez até, finalmente, assinar um contrato com seu escritório? E depois?

Se não há uma clareza dessas etapas, do início ao fim, fica muito mais difícil construir um relacionamento duradouro com o cliente ou converter vendas. No caso dos escritórios de advocacia, você pode começar revisando os seguintes processos:

Metas que quer alcançar (quantos clientes, quais nichos, etc);

Entender as necessidades do cliente (mapear as dores que levaram os seus clientes até seu escritório);

Desenvolver um bom relacionamento com quem já está na casa (mais chance de permanência ou retorno);

Excelência no atendimento;

Mapear clientes em potencial (não perder nenhuma oportunidade).

Crie um fluxo (funil) de vendas

O fluxo de relacionamento acontece desde o primeiro contato com o cliente e continua enquanto ele decidir ficar com seu escritório. Já o de vendas acaba ao fechar o contrato, porém é muito importante para identificar oportunidades de vendas e evitar  perdê-las no meio do caminho.

Exemplo de um funil básico para escritórios de advocacia:

Contato inicial (Telefone? Formulário? E-mail?) > Apresentação de proposta > Negociação > Fechamento de contrato > Financeiro e documentação > Cliente

Gerencie as etapas e os contatos

Depois de ter o processo estruturado, você vai precisar manter a entrada e saída de clientes sempre organizada e fluindo bem.

Para isso, é preciso documentar as etapas de venda e, sempre que entrar um novo contato (potencial cliente,) atualizar o seu andamento nessas fases, até que o negócio seja fechado. Com esse tipo de documentação, fica mais fácil:

Identificar em qual momento do fluxo de vendas os potenciais clientes estão desistindo de fechar negócio com seu escritório;

Saber quando tempo leva, em média, para que as pessoas virem clientes de fato (tempo de maturação para a compra);

Fazer análises para saber quais os meses que mais converteram, quem entrou em contato mas não voltou a demonstrar interesse (reativação de oportunidades), entre outros.

CRM e software de CRM são diferentes

CRM é a gestão de relacionamento com o cliente, já um sistema de CRM é a plataforma que irá ajudá-lo a fazer isso, o que tem muito a ver com o tópico acima.

Ao invés de controlar os contatos com planilhas e outros documentos, um software de CRM pode fazer isso de forma automatizada.

O que é possível fazer com um sistema de CRM:

Cadastrar todos os potenciais clientes e clientes em um mesmo lugar, mantendo o histórico e garantindo que esses dados não se percam;

Criar as etapas de vendas e atualizá-las conforme o andamento dos contatos;

Organizar os clientes em categorias quando for um escritório que trabalhe com diferentes especialidades (direito empresarial, trabalhista, previdenciário, entre outros);

Gerenciar a agenda de compromissos do time de vendas, como reuniões de apresentação e de fechamento;

Analisar relatórios que a plataforma cria automaticamente sobre o que aconteceu no dia, na semana, no mês e no ano;

Entre outras opções que variam conforme a plataforma escolhida.

Escolhendo um sistema de CRM para escritório de advocacia

Para escolher o melhor software de CRM para o seu escritório de advocacia, abaixo estão alguns fatores importantes para tomar uma decisão assertiva:

Complexidade dos processos

Existem sistemas de CRM que são focados para negócios mais complexos e que envolvem muitas etapas e outros que são mais práticos e intuitivos.

No caso dos escritórios de advocacia, a segunda opção pode ser a melhor. Pois mesmo que o processo de contratação seja mais lento, o fluxo de vendas normalmente não envolve muitas etapas.

Personalização do sistema

Priorize CRMs que possam ser customizáveis, principalmente as etapas do processo de vendas. Outras funcionalidades também devem ser consideradas nessa escolha, como:

Mapa de vendas

Relatórios e métricas personalizadas

Documentação de motivos de perda

Calendário de compromissos

Integrações com outros sistemas de gestão, caso seu escritório utilize outras ferramentas

Notificações e resumo de tarefas

Segmentação da carteira de clientes

Históricos de fácil acesso

Em resumo, quanto mais completa for a personalização, mais adaptável o sistema é para a sua realidade de trabalho.

Adaptação ao mobile

Com o dia a dia corrido, é importante que a plataforma tenha uma versão em app para que você e sua equipe possam acompanhar o que está acontecendo em qualquer lugar.

Também é uma forma de atualizar os dados com mais rapidez, sem precisar estar no escritório para isso.

Período de  testes gratuito

É importante testar o sistema para ver se é realmente o que você esperava e como foi a adaptação com ele nos primeiros dias. Por isso, já comece priorizando aqueles que disponibilizam um período de testes.

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