A comunicação não é uma tarefa fácil. Fazer com que alguém entenda uma mensagem exige clareza e dedicação. Imagina quando isso acontece por telefone, situação na qual não há contato visual entre as partes. É por isso que o atendimento telefônico das empresas precisa ser feito por meio de serviços extremamente especializados, para evitar ruídos e dificuldade de entendimento dos procedimentos.

Nesse contexto, sabemos que entrar em contato com o cliente é uma tarefa que deve ser aprimorada todos os dias. Para te ajudar nessa empreitada, separamos dicas importantes de melhorias no atendimento em call centers. Veja só!

Seja objetivo

Quando o cliente entra em contato com uma determinada empresa, provavelmente ele tem um problema e deseja resolvê-lo. Portanto, é necessário que o atendente seja objetivo e encontre a solução para isso. Uma linguagem formal, sem uso de gírias e com clareza na explicação tornará seu call center eficiente.

Tenha cuidado com o tom

O tom de voz do atendente é muito importante. Às vezes, ao ligar para um call center, mal se ouve a voz do atendente. Um tom assertivo e firme, sem gritar ou parecer ríspido, pode ajudar na aproximação do cliente com a empresa e garantir que ele confie em seu trabalho.

Exercite o equilíbrio e a paciência

Essas são duas características importantes e, ao mesmo tempo, difíceis de alcançar. Ao atender um cliente sem educação, é preciso ter calma, respirar e encontrar a solução para o problema dele o mais rápido possível.

Consiga cumprir com seus compromissos

Isso é muito importante! Não adianta prometer algo ao cliente que você não consiguir cumprir. Você estará apenas adiando o problema, que provavelmente retornará mais tarde. Caso você não possa atender à solicitação do cliente, explique, sempre educadamente, os motivos pelos quais não será possível resolver o problema.

Conte com uma infraestrutura adequada

Apresentar uma infraestrutura adequada, com bons equipamentos, equipe de manutenção para eventuais problemas e linhas telefônicas sem ruídos ou chiados, é essencial para que a comunicação seja efetiva e cumpra seu papel.

Não diga “alô”

Muita gente comete esse erro. Se o objetivo é manter uma certa formalidade, não é possível atender o telefone como fazemos em casa. O ideal é dizer o nome da empresa, seguida de um cumprimento (bom dia, boa tarde ou boa noite) e de uma frase de disponibilidade (em que posso ajudar?).

Faça simulações

Treinamento constante para os atendentes é muito importante. Realize simulações para ver como ele se comporta em diversas situações. Dessa forma, você poderá fornecer feedback e corrigir eventuais falhas.

Demonstre confiança e carisma

Ao atender um cliente por telefone, é necessário demonstrar confiança e conhecimento do serviço prestado. Portanto, a equipe precisa conhecer a empresa a fundo e todos os seus procedimentos e políticas. Além disso, carisma e cuidado com o cliente são essenciais. Ele precisa sentir que a empresa se preocupa com o problema apresentado por ele.

Também é importante que as melhorias no atendimento do call center da sua empresa sejam pensadas de acordo com o seu perfil, ou seja, precisam ter a cara da sua empresa. Personalize e aprimore constantemente esse setor. Desse modo, você terá clientes mais satisfeitos.

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