A colunista BetaniaTanure relaciona a falta de competência para lidar com a incerteza à necessidade de manter encontros frequentes

Na minha coluna publicada no final de dezembro, falei da importância de, neste novo ano, construir o futuro com energia renovada, alma e esperança. Agora, vou sugerir que você concentre sua atenção nas combinações objetivas de papéis, responsabilidades e modus operandi, especialmente com a sua equipe direta, e tente escapar de uma enorme armadilha revelada em uma pesquisa recente que realizamos com 538 executivos. Falo de uma doença crônica comum nas empresas, especialmente nas grandes: o excesso de reuniões, que tem tipicamente como agravante a má gestão.

Cerca de metade dos entrevistados considera que há sempre mais pessoas do que o necessário, não se respeitam os horários e, no geral, os objetivos não são alcançados.

A frequência exagerada de reuniões contribui de modo significativo para que as coisas a fazer não caibam no período de trabalho, que se prolonga: “Só depois das 19 horas eu consigo pensar, pois no resto do dia saio de uma reunião e entro em outra”. A frase parece familiar?

Outro sintoma é que os combinados não ficam claros, segundo boa parte dos entrevistados, e ainda por cima falta acompanhamento. Sem dúvida, o não acompanhamento, apontado por mais de 50% dos participantes, é péssimo, mas isso por si só não deveria impedir as pessoas de cumprirem o combinado. Em equipes maduras, a disciplina de fazer acontecer o que foi decidido em reunião é de cada indivíduo. Só pessoas e equipes imaturas necessitam de controle externo.

Mais: não raramente a tecnologia faz com que homens e mulheres muito bem-educados e refinados “deixem em casa” a polidez e o comportamento colaborativo. Nas reuniões, um apresenta, dois prestam atenção e três se ocupam com o celular a maior parte do tempo, descaradamente. O que deveria ser exceção virou regra: a tecnologia mal-usada aproxima quem está longe e afasta quem está perto. E não por acaso. Para além da cordialidade das relações, há um claro aspecto de (in)eficiência em questão. É hora de mudar o jogo para termos um 2021 mais saudável e com melhor gerenciamento do tempo – ou seja, da nossa vida.

Mas, afinal, quais são as causas desse desalinho? Entre as mais importantes está a falta de disciplina típica da cultura latina. Nossa deliciosa hospitalidade, lado sol, revela como lado sombra as distrações, a perda de foco, de produtividade. Quem não se “enturma” é considerado frio, não colaborativo. É visto como “sem emoção”, “excessivamente racional”. Ignora-se que é de cada um a responsabilidade de se autodisciplinar e contribuir para a disciplina geral, ponto fundamental para a alta performance das equipes.

Vou fazer uma pequena digressão para abordar outro aspecto que, na minha visão, se relaciona com essa “doença crônica”, embora não de modo tão evidente: o grau de incerteza que ronda as pessoas, as organizações e os negócios no mundo atual.

O executivo brasileiro que viveu a época da hiperinflação foi reconhecido por ser flexível e competente para lidar com as incertezas do ambiente. A hiperinflação já se foi, e a geração de executivos que hoje entra na esfera de poder não foi treinada naquele ambiente. Ao contrário, viveu em uma realidade na qual a competência exigida estava muito mais associada ao bom gerenciamento do risco do que à capacidade de lidar com a incerteza, tese defendida pelo meu amigo e colega Joe Santos, professor do Insead, e por nós.

Administrar incertezas exige serenidade emocional; exige hoje, mais do que nunca, a competência de saber jogar em time. Se as incertezas são administradas de forma desordenada, tornam-se necessárias conversas, reuniões – e mais conversas e mais reuniões -, na tentativa de acalmar a alma das pessoas. Tome consciência disso, assim terá melhores condições de dar o espaço correto para a conversa, de reunir o número adequado de pessoas nas discussões, de definir os papéis, as responsabilidades e o modus operandi sem engessar, sem burocratizar. Então valerá o alerta sobre a necessidade de participar ativamente das reuniões, de saber pensar e agir em equipe.

Nada a ver com dar lição de moral, ser “o chato”, agir como “cricri”. Trata-se de apenas colaborar para que o ambiente fique mais cool, mais produtivo, e as pessoas possam se expressar, ouvirem, serem ouvidas. Essa mudança terá como consequência uma empresa com performance admirável.

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