Começar uma empresa e manter-se ativo é trabalho duro. Com a pressão econômica constante em diversas áreas, desde a folha de pagamento até o gasto com clipes para papel, fica difícil gerenciar todas as despesas de maneira efetiva. Some a isso a enorme gama de tecnologia para realizar negócios em um mercado tão competitivo e saturado.

Por isso você deve ter as ferramentas certas em Telecom. Isso significa telefones, smartphones, tablets, internet rápida, notebooks, conexão wireless e por aí vai. Com o tempo, a lista de recursos aumenta e mais pessoas da sua empresa irão depender disso para produzir.

Enquanto a maioria das companhias investe em tecnologia e infraestrutura, muitas dessas mesmas empresas não dão prioridade ao controle de gastos gerados e a oportunidade de economia com a otimização dos processos.

Complexibilidade e Custos

Mas, como e onde é possível começar a economizar? O grande número de recursos contratados, planos de telefonia e tarifas e autonomia dos colaboradores na utilização destes recursos cria um quadro complexo, e complexidade gera problemas. No melhor dos casos, pode levar a erros.

Pesquisas apontam falhas comuns, como cobrança equivocada de contas telefônicas, subutilização de tecnologias, equipamentos desnecessários e contratos mal feitos. Estima-se que “erros de cobrança totalizam de 5% a 12% do orçamento dos serviços de Telecom”. Na maioria das vezes, esses fatores passam desapercebidos pelos funcionários, que já estão ocupados com suas funções e no gerenciamento de informações.

Se colocarmos na ponta do lápis, as cobranças incorretas, gastos ocultos, usos indevidos e excessivos, entre outros, podem gerar uma despesa desnecessária enorme: essa pode ser a diferença entre continuar no mercado e fracassar. E é aí que entra a Gestão de Despesas de Telecom.

Gestão Despesas de Telecom

Mas o que é a Gestão Despesas de Telecom? Essencialmente, significa o gerenciamento dos gastos de telefonia fixa, móvel e dados, com a finalidade de reduzir custos e aumentar a visibilidade e condição gerencial.

Alguns dos processos incluem a elaboração de inventário preciso e em tempo real, controle de faturas e despesas indevidas, auditoria para possíveis violações de contrato, otimização do ambiente de trabalho para poupar dinheiro e negociação estruturada com as operadoras para obter melhores planos.

A implantação de uma gestão efetiva de despesas de telecomunicações (TEM – Telecom Expense Management) traz, já no primeiro ano, uma economia para a empresa de 5% a 8% sobre os gastos diretos.

Além da economia obtida, com este serviço os gestores passam a ter maior qualidade gerencial em função das informações obtidas. Os usuários finais obtém maior conhecimento dos gastos que realizam, o que lhes permite um gerenciamento mais adequado.

Por onde começar

Se você está lendo esse artigo, já deve saber que precisa fazer alguma coisa para gerenciar suas despesas de telecomunicações, para identificar os pontos críticos da empresa, que irão lhe custar tempo, dinheiro e frustração se forem negligenciados.

Encontrar uma maneira de implementar controle nessas áreas é a base para um programa de gerenciamento sólido. Comece aos poucos, lide com uma área de cada vez, comece por aquela mais problemática em sua empresa. Por fim, reúna seus dados, revise seus contratos, analise suas faturas para encontrar os equívocos mais óbvios e implemente uma política de uso aos seus colaboradores. Essas são algumas medidas que vão lhe colocar na trilha do gerenciamento eficiente.

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