Você prefere reduzir o valor de sua dívida ou eliminá-lo completamente? Qualquer pessoa fiscalmente responsável optaria por eliminar a sua dívida por completo. A escolha é semelhante quando você pensa sobre o número de reuniões que você participa toda semana. Você prefere reduzir a quantidade de tempo que cada encontro dura, ou eliminar algumas das reuniões completamente? Certamente você iria optar por se livrar da reunião. As reuniões podem ser uma parte vital de um Plano de Comunicação do Projeto, mas a maioria de nós tem demasiadas. Você pode cortar algumas? Isso é possível? Sim, e aqui está como:

1. Incentivar a acessibilidade. Muitas vezes as reuniões são agendadas porque os líderes tomadores de decisão têm sido inacessíveis. Eles estão escondidos em seus escritórios com a porta fechada durante todo o dia, ou podem estar constantemente viajando, e raramente retornam telefonemas ou e-mails. Incentive esses líderes para que sejam acessíveis para perguntas rápidas, para que retornem as ligações e respondam os e-mails. Isto irá eliminar a necessidade de arrastá-los, e um monte de outras pessoas, a uma reunião.

2. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Ferramentas de gerenciamento de projetos acessíveis chegaram a um nível de simplicidade e sofisticação que poucos anos atrás estavam disponíveis apenas para grandes empresas. Aproveite essas ferramentas para fazer coisas que, caso contrário, necessitariam de uma reunião: atribuição de tarefas, colaboração e discussões. Estes podem ocorrer virtualmente e eliminar a necessidade de agendamento de outra reunião.

3. Mude sua cultura. Reuniões desnecessárias podem ser o resultado de pessoas que não querem tomar suas próprias decisões. Elas podem não perceber que têm permissão para tomar decisões por conta própria. Trabalhe para mudar sua cultura de indecisão, tornando mais fácil pedir perdão do que pedir permissão. Boas pessoas vão tomar boas decisões. Confie nelas para fazer a coisa certa sem ter que convocar uma reunião para cada decisão. Elas raramente tomarão decisões ruins. Trabalhe com elas para lhes mostrar o que elas poderiam ter feito diferente, mas não puni-las a ponto de que elas voltem à velha mania de marcar inúmeras reuniões.

4. Saiba quanto suas reuniões custam. Compreender o custo de pessoal quando você realizar uma reunião pode ser uma experiência esclarecedora. Uma reunião de uma hora com oito funcionários que ganham um salário médio, facilmente custará centenas de reais. Em uma empresa de médio à grande porte o gasto semanal pode chegar a milhares de reais apenas em reuniões! Existe uma melhor utilização do tempo de todos que proporciona um maior retorno sobre investimento para a empresa? Muito provavelmente, sim.

5. Analise a necessidade de reuniões periódicas. Os gerentes de projeto amam reuniões recorrentes. Quando um projeto começa, uma das primeiras coisas que normalmente fazem é marcar uma reunião semanal, onde todos podem se atualizar a respeito do projeto. Estas reuniões são de valor inestimável durante o início do projeto, mas elas começam a perder a sua utilidade no decorrer do tempo. Reveja a frequência de suas reuniões para ver se elas poderiam ser feitas a cada duas semanas, ou talvez até uma vez por mês, se as coisas estiverem indo bem com o projeto.

6. Preste atenção. Você precisa estabelecer regras básicas no início das reuniões para fazer com que todos prestem atenção. Lembre a todos, gentilmente, que não mexam em seus laptops, verifiquem seus smartphones, mantenham o olhar direcionado, que fiquem atentos e participem. É um desperdício de seu tempo se você tiver que agendar uma reunião individual para discutir algo que foi abordado na reunião, mas que alguém não prestou atenção!

As reuniões são indispensáveis quando se trata de compartilhar informações, colaborar e tomar decisões. No entanto, tenha consciência de que as reuniões também podem ser desperdiçadoras de tempo e assassinas de produtividade. Implemente estas sugestões e você , facilmente, ganhará até um dia inteiro de sua vida profissional de volta a cada semana!

Fonte: http://www.stakeholdernews.com.br

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