Da definição de objetivos à prática, saiba como fazer relatórios de vendas mais eficientes para direcionar o trabalho do time de vendedores

3 dicas para elaborar bons relatórios de vendas

1. Comece definindo um objetivo para o relatório de vendas

O ponto de partida para fazer relatórios de vendas de sucesso é a definição de um objetivo. Portanto, reflita sobre as respostas que deseja obter com o relatório de vendas. Pode ser, por exemplo, analisar o desempenho do time no mês, acompanhar o ciclo de vendas do negócio, saber qual produto ou serviço traz mais retorno financeiro para a empresa.

Com isso em mente, fica mais fácil definir a periodicidade do relatório, e também quais métricas serão utilizadas.

2. Escolha as métricas que fazem sentido para o seu negócio

Depois de ter um objetivo definido, é hora de escolher as métricas que fazem sentido para o seu relatório. Veja abaixo as que costumam estar presentes em relatórios de vendas:

Taxa de conversão: essa métrica mede as oportunidades que um vendedor consegue transformar em vendas. É importante porque permite avaliar os vendedores e o crescimento ou a queda de vendas em comparação com outros períodos.

Ticket médio: o ticket médio é o faturamento total dividido pelo número de vendas em determinado período. Ao acompanhar essa métrica, é possível saber se a empresa precisa melhorar a estratégia de upselling, vendendo mais para os clientes que já possui.

CAC e LTV: incluir o CAC (Custo de Aquisição de Clientes) no relatório de vendas também é importante, já que isso permite ter uma visão mais geral de como a área de vendas está performando. Com o CAC, que é calculado pelo custo total de aquisição dos clientes dividido pelo total de clientes que entraram em determinado período, a empresa sabe o quanto está gastando para trazer novos clientes. Um CAC alto pode indicar problemas de saúde financeira na empresa. Por isso, ao observá-lo, a empresa pode trabalhar para reduzi-lo.

LTV: já o LTV (Lifetime Value), por sua vez, é determinado pelo valor médio da venda multiplicado pelo tempo médio de retenção em meses ou anos. A métrica mostra o valor que o cliente deixou em sua empresa enquanto esteve com ela. Um LTV baixo, portanto, pode indicar que é preciso trabalhar mais na retenção dos clientes.

Performance por vendedor: é importante também que constem nos relatórios de vendas o desempenho de cada vendedor, assim, é possível tanto reconhecer aqueles que estão indo bem quanto auxiliar os que não performaram dentro do esperado.

Desempenho por produto: nos relatórios de vendas devem constar, também, o desempenho de cada um dos produtos ou serviços comercializados. Assim, empresas que fazem diversas ofertas podem saber qual delas performa melhor no mercado e fazer os ajustes necessários.

3. Adote uma linguagem clara e padronizada

Você pode pensar em quem vai receber o relatório de vendas para adotar uma linguagem mais adequada. Mas o ideal é que você dê preferência ao uso de uma linguagem clara em todos esses documentos. Dessa forma, eles podem ser lidos rapidamente, oferecendo bons insights.

O documento pode iniciar com uma introdução breve, seguida do desenvolvimento e, por fim, de uma conclusão com os pontos mais importantes.

As informações também precisam ser padronizadas. Se o gestor receber um relatório de cada vendedor e precisar transformá-lo em um só para enviar para a diretoria, por exemplo, deve garantir que a linguagem e os dados sejam apresentados de maneira padronizada.

Quais ferramentas usar para fazer relatórios de vendas?

Para fazer relatórios de vendas mais precisos, rápidos e com menos erros, é possível lançar mão de algumas ferramentas. Entre os times de vendas, a mais utilizada é, sem dúvida, o CRM.

A ferramenta de CRM permite criar relatórios com mais facilidade e menos erros, pois automatiza uma série de ações. Assim, atividades como emails enviados pelos vendedores, ligações feitas e reuniões podem ser registradas automaticamente. Além disso, no CRM o vendedor pode, ainda, incluir anotações customizadas sobre cada negociação em andamento.

Há também uma série de métricas que podem ser acompanhadas no CRM e incluídas nos relatórios de vendas. Com cada vendedor, é possível olhar para o número de oportunidades no pipeline, as vendas feitas na semana, o valor vendido na semana, a taxa de conversão.

Já com a equipe, em conjunto, é possível olhar para as métricas individuais, as oportunidades sem contato recente, os motivos de perda. E, ainda, com o marketing, o gestor pode olhar para o funcionamento das campanhas e fontes de geração de oportunidade, motivos de perda, taxa de conversão.

Usar essa ferramenta diariamente e de maneira correta, fazendo o registro adequado das tarefas e da evolução das oportunidades de negócio, torna bem mais fácil a geração de relatórios que, mais completos, vão refletir a realidade do seu negócio.

Além dos relatórios automáticos gerados pela ferramenta, o gestor pode aproveitar ainda aproveitar as informações para criar seus próprios relatórios com interpretações, relacionando esses dados com os de outras áreas, como o marketing ou o financeiro.

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